שיפורים עיקריים במהדורת 2015

 חיפוש לפי שם: ניתן לשלוף חשבונות, פריטים, סוגי תנועה, קודי תמחיר, מחסן וסוכן ע”י הקלדת התווים הראשונים של השם, כאשר נמצאים בשדה המפתח.

טוקנים באשראי מחנות וירטואלית: כאשר עסק מקבל תשלומים בכרטיס אשראי באינטרנט הוא צריך לעמוד בדרישות של תקן PCI. הדרך היחידה לעמוד בתקן זה היא לקבל את התשלומים בכרטיס אשראי באמצעות חברות כגון קרדיט-גארד, טרנזילה ופלא-קארד. בשלב ראשון חשבשבת מיישמת את הקליטה באמצעות קרדיט-גארד. בשיטה זו, בעת התשלום בחנות נפתח חלון של קרדיט-גארד, שבו נרשמים כרטיס האשראי ושיטת התשלום. חברת קרדיט-גארד שולחת לחשבשבת מספר זיהוי (Token). כאשר מפיקים בחשבשבת במשרד האחורי חשבונית מס וקבלה בגין הקנייה בחנות באינטרנט, חשבשבת מעדכנת את קרדיט-גארד שיש להפעיל את התשלום של הפעולה הנ”ל. רישום כרטיסי האשראי וההפקדה לחברות האשראי לא נעשים באמצעות חשבשבת. אולם בחשבשבת נרשמות תנועות היומן של התשלום, כמו היום. כאמור, בשלב זה אפשרות זו רלוונטית רק לחנות באינטרנט. בשאר המודולים ניתן להמשיך ולהשתמש במערכת הקיימת שבה כרטיסי האשראי נרשמים במסכי חשבשבת והסליקה מתבצעת דרך שב”א.

יבוא: מודול הייבוא נכתב מחדש. השיפורים העיקריים: (1) ניתן לקבוע לגבי כל מרכיב בהעמסה, האם הוא יעדכן את הנה”ח (רלוונטי במיוחד לחשבוניות של עמיל המכס ושל ההובלה בארץ), (2) ניתן לבטל את ההעמסה בצורה נוחה ופשוטה, (3) ניתן לבצע קיבוע של סכומים בתהליך ההעמסה בצורה נוחה. מצורף הסבר.

צביעת סכומים שליליים בצבע אדום במסכי ניתוח כרטיסים והתאמות בנק.

עדכון חודש / שנה במנות: לדוגמה, מידי חודש מפיקים מנה של חיובי שכר דירה. מעתיקים את המנה ומקדמים את התאריכים בחודש.

מעמ 874: (1) ניתן לראות פרוט התנועות בקופה קטנה, (2) ניתן להחזיר הפקות קודמות (ביטול ביטולים קודמים) בתנאי שהתנועות לא נכללו בדוחות הבאים, (3) תנועות שלא נכללו בדוח כיוון שהן לא נכונות חשבונאית, לא מסומנות, ויופיעו בהפקות הבאות.

העברת תנועות מחשבון לחשבון: ניתן לסמן ולהעביר תנועות מחשבון אחד לשני. לדוגמה, תנועות נרשמו בחשבון שיקים לגבייה ורוצים להעביר אותן לחשבון השוטף. (נא להמליץ לא לעבוד בשיטה הזו). דוגמה נוספת: תנועות נרשמו בטעות בחשבון לקוח אחד, ויש להעביר אותן ללקוח אחר.

עדכון תאריכים – קבוצת חברות: ניתן לעדכן תאריכים במסך ההגדרות בפעולה אחת בקבוצת חברות. (רלוונטי לתהליכים בפתיחת שנה חדשה).

חוזים – סגירת מסמכי בסיס: ניתן להפיק חוזה שסוגר הצעות מחיר, הזמנות או תעודות משלוח, ומוסיף את הפריטים במסמכי הבסיס לפריטים הקיימים בחוזה. דוגמה לשימוש: תוכנה לקריאת מוני מים שולחת ממשק לחשבשבת, ובחשבשבת מפיקים את החיוב באמצעות החוזים.

תמחור תעודות משלוח: ישנם עסקים (במיוחד סיטונאים של אביזרי אינסטלציית חשמל) שלפני הפקת חשבונית ריכוז מתקנים את המחירים בתעודות משלוח, באופן ידני ובנפרד לכל לקוח ולכל פריט. המערכת החדשה מאפשרת לבצע את התיקון בצורה נוחה. מצורף הסבר.

שליפת פריטים לפי מגוונים: כאשר מקלידים את התווים הראשונים במפתח הפריט, מוצגים רק הפריטים במגוון של הלקוח.

מסמכים בדוא”ל עם ספרור: כאשר שולחים חשבונית (או מסמך אחר בדוא”ל) נרשם בשורת הנושא של הודעת הדוא”ל: חשבונית מספר…. כמו כן נוספה חתימת ברירת מחדל בהודעת הדוא”ל.

הדפסת מסמכים: בהפקת מסמך לדוא”ל / PDF ניתן לאחד את הקבצים (מסמך + קבצים נלווים) לקובץ PDF אחד.

נגישות בדוחות קבועים, מחוללים, CRM: במהדורה הקודמת הוכנסה מערכת הרשאות חדשה לגבי הפקת מסמכים וקליטת פקודות יומן. מערכת זו חלה כעת גם על הדוחות הקבועים, על הדוחות בקליק ועל מודול CRM. יישלח מסמך מפורט עם הסברים לגבי נגישות ב- CRM.

תזכורות CRM מוצגות בכניסה לתוכנה (ע”פ הגדרה)

CRM + שרות בטאבלט: ניתן להפעיל את המודלים האלה בטבלט בשיטת טרמינל סרבר.

הרשאה לצפייה במחירונים

בדיקת חתכים מ-עד ב-HDS (השלמה): במהדורה הקודמת הבדיקה של חתך בעת הפקת דוחות התבצעה רק לאחר הקלדת השדה השני (כדי למנוע התראות שוא על חתך שגוי). במהדורה זו השינוי הזה מיושם בכל מסכי הקלט בחשבשבת.

רשימות: לאחר הקלדת התווים הראשונים מוצגים כל הערכים המתאימים. כמו כן ניתן לקבוע שמשתמש מסוים לא רשאי לרשום ערכים חופשיים, אלא חייב לבחור ערך קיים.

מחיקת פריט בכל העצים בפעולה אחת

שליפת מחיר בעת קליטת ממשק מסמכי מלאי (למעט בחשבונית): לדוגמה, בעת קליטת ממשק הזמנות של מוני מים מעדכנים את המחיר לפי מערכת המחירים של חשבשבת.

ממשק לשדות של פריטים טבועים: ממשק חדש המאפשר לעדכן שדות בטבועים שנקלטו.

ממשק נתונים נוספים הנה”ח: ממשק חדש המאפשר עדכון שדות נוספים בתנועות הנה”ח שנקלטו לקובץ הקבוע. ממשק זה רלוונטי במיוחד לחברות תוכנה שסורקות מסמכים (שנרשמו להן תנועות יומן), חותמות את הקבצים הסרוקים, ומעוניינות לשתול בתנועת היומן בחשבשבת קישור לקובץ הסרוק. (לפי הנחיות רשות המסים לאחר תהליך זה מותר לבער את מסמך הנייר).

תזרים קצר, תזרים ארוך: התזרים לטווח קצר שהיה באקסל הוכנס לתוך התוכנה. כמו כן נוסף דוח תזרים לטווח ארוך.

דוח ימי חוסר: דוח זה מציין כמה ימים פריט היה ללא מלאי, או שהמלאי שלו נמוך מנקודה מסוימת (לדוגמה, פחות מ- 1% מרמת המלאי).

דוח חשבוניות עסקה סגורות

יתרה מצטברת בכרטסת: בחישוב יתרת פתיחה נלקחת בחשבון גם מנה. לדוגמה, אם הדוח מוגבל למנה גדולה מ- 5, יתרת הפתיחה כוללת תנועות ממנה 5 ומטה. כלומר מתייחסים למנה כמו לתאריכים.

טור טקסט קבוע: שיפור זה מיועד לממשקים לתוכנות אחרות. מוסיפים טקסט קבוע באחד הטורים ומייצאים לתוכנה אחרת.

אינדקס מחירים מיוחדים: נוספה השאלה – איזה מחירונים להציג? כל המחירונים או רק מחירונים עדכניים.

ניהול הלוואת במסגרת אופיס סקאלה: לגבי כל הלוואה – קולטים את לוח הסילוקין מהבנק (ניתן לבדוק אם הוא מתאים ללוח שפיצר). אם ההלוואה צמודה (למדד, למטבע, לריבית פריים וכד’), התוכנה מעדכנת את לוח הסילוקין כתנועות צפויות, ומתקנת את התנועות הצפויות לפי עליית המדד. באופן זה ניתן להפיק תזרים מזומנים הכולל הלוואות. הביקורת הסופית מתבצעת בעת התאמת בנק.

תמחיר הכולל תנועות הנה”ח ומלאי באופיס סקאלה: דוח זה מאחד תנועות מלאי לפי שדה סוכן ותנועות הנה”ח (שלא מתבססות על תנועות מלאי) לפי שדה קוד תמחיר, ומציג טבלת ציר שבה הטורים הם קודי התמחיר/סוכן והשורות הן כרטיסי ההכנסה וההוצאה עם סיכומי ביניים לפי קודי מיון. הדוח רלוונטי לקיבוצים, אך ניתן ליישם גם בעסקים.

לוח מחוונים (Dash-board): תוכנת לוח לוח המחוונים שודרגה.

[dt_divider style=”thick” /]

מהדורה 2013 כוללת תוספות ושינויים רבים. להלן השיפורים העיקריים:

חיפוש דומים: חיפוש דומים (חשבונות, פריטים וכו’) שודרג משמעותית, והוא כולל בתוכו גם חיפוש “מכיל”. התוכנה מציגה את רשימת הדומים באופן מיידי (בוטל המעבר לחלון נוסף).

הוסרה התראת מ.. עד.. בדוחות תוך כדי ההקלדה: במהדורת 2013 בדיקת החתך מתבצעת ביציאה מחלון הגדרת הדוח (ולא תוך כדי הקלדת התאריכים). באופן זה הוסר הצורך לרשום קודם את תאריך עד לפני תאריך מ… בדוחות.

מסופונים בסמארטפון וטאבלט: ניתן להפעיל את המסמכים ואת הקבלות במחשבי סמארטפון או במחשבי טאבלט שפועלים כתחנות טרמינל סרבר. סוכני מכירות יכולים להשתמש בסמארטפונים או במחשבי טאבלט. המסכים של חשבשבת עברו עיצוב מחדש כדי להתאים אותם למסכי מגע – יש כפתורים שמחליפים את ההקלקות באמצעות העכבר.

דוחות חדשים: נוספו דוחות חדשים ושודרגו דוחות קיימים. השיפורים העיקריים חלו בדוחות הבאים: מכירות/קניות לפי פריטים, רשימת מסמכים, מלאי מת, אלפון לקוחות, אינדקס ספקים, אינדקס אנשי קשר, איתור מזומן שהופקד, איתור קבלות מזומן ודוח קבלות. כמו כן ניתן להפיק דוחות שמוגבלים למכירות בחנות הוירטואלית.

דוחות בקליק: ניתן לצרף את הדוחות הקבועים לרשימת הדוחות בקליק. כמו כן נוספה אפשרות לשמור גם לדוחות בקליק גם את אלו שהוגדרו להפקה לקובץ (לדוגמא אקסל).

הגדרת התראות / חסימות בהפקת מסמכים ובעדכון מנות: קיבלנו בקשות רבות להוסיף התראות וחסימות בעת רישום פקודות יומן ובעת הפקת מסמכים. במהדורת 2013 המשתמש יכול לנסח בעצמו התראות שונות, כגון: אם סוג התנועה הוא ‘ספק’ וחסר שדה אסמכתא 3, יש להציג את ההתראה הבאה: …

 

הרשאות לחתך רשומות: בעקבות בקשות רבות שהתקבלו לגבי הרשאות לעובדים ניתן במהדורה זו לקבוע הרשאה למשתמש לחתך מסוים של כרטיסי חשבון. למעשה, ניתן לקבוע הרשאה לגבי כל שדה מכרטיסי החשבון בדומה להגדרת חתך בדוח. הסבר נוסף על ההרשאות לחשבונות ניתן למצוא בקישור הבא: http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/AccountAccessibility.pdf

סטטוסים מדורגים להפקת מסמכים/פקודות יומן: ישנם עסקים וארגונים שדורשים מערכת Workflow, שבה יש “סבב חתימות” לפני הפקת מסמכים מסוימים או לפני קליטת פקודות יומן. במהדורת 2013 עונים על דרישה זו באמצעות מערכת סטטוסים של מסמכים ומנות. ניתן לקבוע, למשל, שאם המסמך הוא עבור הלקוח א’ או עבור הפריט ב’ או שהסכום שלו מעל סכום מסוים, יש צורך באישור של אחד המנהלים. הסבר מפורט על מערכת זו ניתן למצוא בקישור הבא: http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/WorkFlow.pdf

רישום מפוצל אוטומטי של פקודת יומן בעת התאמת בנק: כאשר מסמנים מספר פעולות פתוחות בבנק מאותו סוג בעת התאמה ידנית (לדוגמה עמלות בנק), ניתן לבחור רישום אוטומטי בספרים של כל עמלה בנפרד בתאריך המתאים לה, או בפעולה מרוכזת אחת כפי שהיה עד כה. הבחירה נעשית בעת סימון ההתאמה (ראה הסברים נוספים בהמשך).

מחירים מדורגים: עד היום ניתן היה לקבוע בחשבשבת שאם הכמות היא מעל סף מסוים המחיר ליחידה משתנה לכל הכמות. במהדורת 2013 ניתן גם לקבוע מחיר מדורג כמו בדוגמה הבאה: כאשר הכמות היא עד 10 המחיר ליחידה הוא 25 ש”ח מ- 11 ועד 100 המחיר הוא 23 ש”ח, ומ- 101 המחיר הוא 20 ש”ח. כמו כן ניתן לקבוע חיוב מינימום לדוגמה: אם כמות הקנייה הייתה קטנה מ- 50 מחייבים בסכום 200 ש”ח. שיטת מחירים זו מתאימה לחיובי מים, חיובים עבור מכונות צילום ועוד. ניתן ליישם את המחירים הן במסמכים הרגילים והן במערכת החוזים. הסבר מפורט בנושא מחירים מיוחדים ניתן למצוא בקישור הבא: http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/SpecialPrices.pdf

הפקת חשבוניות ריכוז ברשת: ניתן להפיק בו זמנית מכמה תחנות. הגדרת קבוצות חוזים (חיובים קבועים לפי הסכם): נוספה אפשרות להפקת חוזים ברצף
לפי קבוצות (מחוזה מספר.. עד חוזה מספר…). לכן, גם אם מגדירים חוזים שונים ללקוחות שונים, ניתן ולהפיק את החיובים לכל הלקוחות בקליק אחד.

קבלות תרומה בחוזים: ניתן להפיק קבלות תרומה עבור תשלומים שהתקבלו בכרטיסי אשראי. כמו כן ניתן להפיק חשבוניות עבור יתרת חשבון שנוצרה בכרטיס אשראי.

שאלונים בתוכנת CRM: במערכת ה- CRM ניתן לנסח שאלונים, שקובעים את תסריט הפעולה של העובד שמתקשר ללקוחות. השאלות הן פתוחות או סגורות. כמו כן ניתן לקבוע שאם לדוגמה התשובה לשאלה 0סגורה) מסוימת היא סעיף ב’, עוברים לשאלה 6 וכד’. ניתן להתקשר לחתך לקוחות, או להפעיל את השאלון כאשר נמצאים בכרטיס חשבון ספציפי.

דוא”ל נכנס מקושר לפעילות ב- CRM: מערכת ה- CRM קוראת את הודעות הדוא”ל הנכנס, ואם כתובת השולח או המקבל בהודעה נמצאת באחד מכרטיסי החשבון או בנתוני הסוכנים, נוצרת רשומת פעילות במערכת ה- CRM עם קישור להודעה. בדרך זו ניתן לצפות מתוך מערכת ה- CRM בהודעות הדוא”ל של הלקוח. הסבר מפורט בנושא זה ניתן למצוא הבא בקישור: http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/CRMEmails.pdf

נקודת מכירה (קופה רושמת) מקומית: מערכת נקודות מכירה שומרת בכל תחנת קצה נתונים שמאפשרים לה להמשיך לפעול במקרים בהם חל נתק בתקשורת. כאשר התקשורת חוזרת המערכת מעדכנת את השרת.

שינויים בעצי מוצר: דוחות חדשים שמאפשרים לבדוק שינויים בעץ מוצר (בדומה לדוחות שינוי בכרטיס חשבון / פריט). הדוחות מפרטים, לפי בחירת המשתמש, מה מתאים ומה שונה.

חישוב רווח גולמי במכירות: בעת הפקת חשבוניות מס ומסמכי מכירה אחרים, התוכנה רושמת את מחיר הקניה האחרון ואת מחיר ערך מלאי בכל שורת פריט במסמך. לכן, ניתן לחשב את הרווח הגולמי למסמך ולכל שורת פריט בכל עת (גם אם בינתיים חל שינוי במחיר הקנייה האחרון או במחיר ערך מלאי). כמו כן ניתן לחשב את הרווח הגולמי ללקוח לכל תקופה שהיא.

להלן פירוט של שינויים ושיפורים, לפי נושאים:

 דוחות

בחירת דוחות קבועים בקליק ימני (שאילתות)
ניתן לבחור בקליק ימני (מכל מקום בתוכנה) רשימה ארוכה של דוחות קבועים בנוסף לאלה שהוגדרו במחולל: אלפון לקוחות, אינדקס ספקים, אינדקס אנשי קשר, איתור קבלות, איתור קבלות מזומן, איתור מזומן שהופקד, רשימת מסמכים, מכירות/קניות לפי פריטים, מלאי מת, ניהול תצורה של עצי מוצר.

  • חתך דוחות: התוכנה בודקת את תקינות החתך בדוחות (מ- עד-) רק בשלב הפקת הדוח. אם נמצאו שגיאות, תוצג הודעה הכוללת את שם השדה השגוי. לדוגמה: חתך מפתח לא תקין, מספר אסמכתא 3 שגוי ועוד.
  • נוספו דוחות קבועים רבים (פרטים להלן).
  • לחסכון בזמן, הוספנו אפשרות להיכנס לדוח מע”מ מקוון PCN874 מתפריט דוחות הראשי (הדוח הראשון), בנוסף למיקומו הקודם.
  • דוחות קבועים ניתן להפיק באמצעות תפריט קליק ימני > שאילתות > כל השאילתות. כדי שהדוח יוצג יש לבצע תחילה שמירה לדוח על ידי כפתור שמירה הנמצא בסרגל הכלים בחלקו העליון של כל דוח. אם מעוניינים שהדוח יוצג לחתך כלשהו יש לציין את החתך בעת השמירה. כמו כן, חובה לסמן את הסעיף דוחות קבועים לחשבון/פריט. ללא סימון זה הדוחות לא יוצגו בהפקה בקליק ימני.
  • ניתן להפיק דוחות בקליק ישירות לקובץ אקסל. בעת שמירת הגדרות הדוח בוחרים במאפייני הפקה: Excel. בעת שמירת הדוח רושמים את שם הקובץ באקסל והמחיצה אליה יוצג הדוח. הדוח מוצג ישירות למסך.
  • תנועות חנות וירטואלית בלבד – עסקים המפעילים חנות באינטרנט של חשבשבת יכולים להפיק דוחות המתייחסים רק לתנועות בחנות הוירטואלית (מכירות / קניות לפי פריטים, איתור תנועות מלאי, כרטסת מלאי, רשימת מסמכים ומלאי מת)

להלן שינויים ותוספות בדוחות קיימים

דוח איתור תנועות הנה”ח

נוסף שדה תאריך קליטת מנה. דוגמה לשימוש: איתור כל המנות שנרשמו לאחר דיווח המע”מ.

איתור פתוחים / איתור תנועות מלאי

מזהה מלאי התווסף לחתך השדות (מחליף את השדה מספר תנועה). בהצגת הדוח למסך ניתן להקליק על שדה מזהה מלאי ולהציג את המסמך שיצר את תנועות המלאי.

עמלות לסוכנים ועדכון תשלומים

בחלון עדכון תאריך פרעון במסמכים נוספה אפשרות להגביל את חתך התאריכים של המסמכים, עבורם יתבצע עדכון תאריך הפרעון.

בדוחות קופה באמצעות כרטיסי אשראי נוספו השדות הבאים:

איתור שוברי אשראי בקופה

בחתך השדות נוספו השדות הבאים:

מזהה מסמך – מזהה המלאי

מזהה תנועת תשלום – מספר זה מופיע בדוח שידורי שבא כמספר ייחודי. המספר מקשר בין התנועה בחשבשבת לבין התנועה בדוח שידורי שבא.

מיון שוברים לפי – נוספה אפשרות למיין לפי:

שבא / ידני. שדה זה מופיע בדוח.

איתור שוברי אשראי שהופקדו

בחתך השדות נוספו השדות הבאים:

חברה מנפיקה

חברה סולקת

מספר שידור לשבא

שדות אלו נוספו גם לטורים המוצגים בדוח ובנוסף ניתן למיין את נתוני הדוח לפי שדות אלו.

מיון שוברים לפי – נוספה אפשרות למיין לפי:

שבא / ידני. שדה זה מופיע בדוח.

 

להלן רשימת דוחות חדשים שנוספו לתוכנה: 

שם הדוח

תיאור

דוחות הנה”ח

אלפון לקוחות

דוח זה מציג את כרטיסי החשבון ממויינים, כברירת מחדל, לפי שם חשבון. ניתן למיין גם לפי מפתח חשבון, קוד מיון, כתובת, עיר ומספר עוסק מורשה. בעיצוב ברירת המחדל הדוח כולל את הטורים הבאים: שם החשבון, מפתח חשבון, קוד מיון, טלפון, מספר עוסק מורשה, כתובת ועיר.

ניתן לבחור הדפסה מפורטת שתכלול בנוסף לנ”ל גם את השדות: טלפון נייד וכתובת דואר אלקטרוני.

אינדקס ספקים

דוח זה מציג לכל כרטיס חשבון שדות הרלוונטיים לספקים וכולל את הטורים הבאים: קוד מיון, מפתח חשבון, שם החשבון, חשבון ראשי, מספר עוסק מורשה, % ניכוי במקור, תוקף ניכוי במקור, מספר תיק מס הכנסה וטלפון.

אינדקס אנשי קשר

ניתן לקשר לכרטיס החשבון רשימת אנשי קשר. דוח זה מציג את החשבונות להם קשורה רשימת אנשי קשר. כברירת מחדל ממוין הדו”ח לפי מפתח חשבון, אך ניתן למיין גם לפי שם חשבון ושם איש קשר.

דוחות מלאי

ניהול תצורה של עצי מוצר

דוח זה מיועד למשתמשים שמעוניינים לעקוב אחר שינויים שחלו בעץ מוצר (ניהול תצורה). הדוח עורך השוואה בין שני עצי מוצר (איזה פריטים או כמויות זהים ואיזה פריטים או כמויות שונים). ניתן לערוך את ההשוואה לא רק בין שני עצי מוצר הנכללים באינדקס עצי מוצר, אלא גם בין עץ מוצר כפי

שהוגדר באינדקס לבין עץ מוצר כפי שנרשם, לדוגמה, בדוח ייצור

רשימת מסמכים

הדוח מציג לכל מסמך שורה אחת. הטורים שנכללים בדוח הם: סוג מסמך, תאריך אסמכתא, אסמכתא, מפתח חשבון, שם חשבון, סכום מסמך ללא מע”מ וכולל מע”מ, מטבע ומזהה מלאי. ניתן להגביל את הדוח לפי כל השדות הנ”ל, וכן לפי מחסן וסוכן.

מסמכים פתוחים/סגורים: ניתן לבחור בהפקת הדוח האם להתייחס לכל המסמכים, לפתוחים ו/או לסגורים. (מסמך פתוח – מסמך שלא נסגר עדיין באמצעות מסמך אחר. לדוגמה: הזמנות פתוחות – הזמנות שעדיין לא סופקו.

מספר שורות להצגה:

ניתן לקבוע כמה ואילו שורות יוצגו – שורות אחרונות או שורות ראשונות. ניתן לבחור כל טווח שבין 1-10 שורות.

לדוגמה: הדוח יציג חשבונית רכש אחרונה של כל ספק.

השורות האחרונות/ראשונות הן בהתאם לשיטת המיון שנבחרה. אם מעוניינים להציג מספר שורות למפתח או לשדה אחר, יש למיין תחילה את הדוח לפי שדה זה ולאחר מכן יש לסמן את סעיף הדפסת כותרות.

ניתן להציג את המסמך המקורי על המסך ע”י הקלקה על המספר המזהה.

הסכומים בדוח מוצגים בערך מוחלט ולכן כדאי להפיק את הדוח בכל פעם לסוג מסמך מסוים (ערך מוחלט, כלומר, זיכויים לא יופיעו בסימן מינוס). אם בוחרים להפיק את הדוח לקבוצת מסמכים, יש למיין את הדוח לפי סוג מסמך עם סיכומי ביניים.

מלאי מת לתקופה

הדוח מציג את רשימת הפריטים שלא הופקו עבורם מסמכים בתקופה אליה מתייחס הדוח.

ניתן להחליט מהי הגדרת מלאי מת ע”י הגבלת הסעיפים:

מספר תנועות

סכום תנועות

לדוגמה, אם לפריט היו 10 תנועות או שסכום התנועות שלו הוא 5000 שקלים, הרי שהפריט הוא בבחינת מלאי מת עבור העסק, על אף שהיו בו תנועות.

מכירות/קניות לפי פריט

הדוח מציג את רשימת הפריטים שנמכרו לכל לקוח (או את רשימת הפריטים שנרכשו מכל ספק). הדוח מציג את המכירות והקניות בכמות ובכסף לכל פריט.

דוחות קופה

בכל הדוחות נוסף מזהה מלאי. ניתן להקליק על המזהה להצגת הקבלה / חשבונית מס קבלה.

איתור קבלות

דוח המציג את ריכוז הקבלות של כל סוגי התקבולים: מזומן, שקים ואשראי שהתקבלו. ניתן לאתר בקלות קבלות ואף להדפיס העתק משוחזר למסמך.

איתור קבלת מזומן

דוח המציג את רשימת הקבלות בהן התקבלו מזומנים וסכום המזומן בכל קבלה.

איתור מזומן שהופקד

דוח המציג את כל הפקדות המזומן שהתקבלו בחתך שנבחר.

 

מחולל דוחות

תוספות לדוחות קיימים

דוח איתור תנועות מלאי – כותרת
בדוח איתור תנועות כותרת נוספה האפשרות חתך תנועות לדו”ח כותרת. באמצעות סעיף זה ניתן לחתוך נתונים גם מתנועת המלאי. השדות שנוספו הם: אסמכתא 3 מהתנועה, מחסן מהתנועה, מפתח פריט, סוכן בתנועה וקוד מיון בפריט.

מספר שורות להצגת הקבוצה
במחולל הדוחות ניתן לבחור בהצגת שורות ראשונות או שורות אחרונות בלבד, לדוגמה: הצג את 8 החשבוניות האחרונות של הלקוח. שימוש באפשרות זו מחייב הגדרת מיון לערך אותו אנו מעונינים להציג. במהדורה זו נוסף המאפיין הצגת כותרת בהגבלת מספר שורות לקבוצה. סימון אפשרות זו מבטל את כותרת שדה המיון.

מחוללי דוחות חדשים

מחיצה

שם הדוח

פרטים

הנה”ח

אינדקסים

אינדקס העברות שנה

הדוח מציג נתונים אינפורמטיביים אודות סגירת השנה.

איתור תנועות

תנועות סטטוסים של מנה

דוח זה כולל נתונים אודות שינוי הסטטוסים במנה ע”י משתמשים.

הדוח מציג לכל מנה את הסטטוס הקודם והנוכחי, קוד המשתמש שביצע את השינוי, שעה ותאריך של שינוי הסטטוס ועוד.

שיווק ומלאי

אינדקסים

פורמטי הדפסה לחשבונות

באמצעות מחולל זה ניתן להציג:

  1. לכל חשבון את פורמטי ההדפסה שקושרו לו.
  2. לכל סוג מסמך את פורמט ההדפסה של ברירת המחדל למסמך.

הפצה

אינדקס קווי חלוקה

הדוח כולל פרטים אודות מספר הקו, שם קו ההפצה, מספר החשבונות בקו וכו’.

פירוט הזמנות בהפצה

הדוח כולל שדות מרשומת החשבון והפריט ובנוסף מידע מתנועות הפצה ומרשומת קו החלוקה, לדוגמה: מספר הזמנה, יתרה לאספקה וכו’.

השכרות

אינדקס ריבוי משלמים

הדוח כולל שדה מרשומת החשבון ובנוסף פרטי קוד משלמים, כדוגמת: אחוז השיוך לחשבון, סוג תשלום, סוג מסמך וכו’.

מיועד, לדוגמה, למקרה שבו השכרת חדר בצימר מחויבת בכרטיס אחד בעוד עלות המיני בר מחויבת באמצעי תשלום אחר.

מלאי נוספים

תנועות סטטוסים של מסמך מלאי

הדוח מסייע להציג מידע אודות שינוי הסטטוסים במסמכים ע”י משתמשים. הדוח כולל נתונים מכותרת המסמך ובנוסף מידע אודות סטטוס נוכחי וקודם, קוד משתמש ותאריך שינוי הסטטוס

עצי מוצר

תנועות תהליכים ופריטים ליצור

הדוח כולל נתונים מ- 2 קבוצות מידע:

  1. פרטי פריט ליצור בתהליך, כדוגמת: רמה בעץ, כמות ליצור, תאריך התחלה ועוד.
  2. פרטי תהליך
    כדוגמת: מצב תהליך, תיאור תהליך, מחסן אב ובן ועוד.
  3. שדה מרשומת פרטי ליצור, בסעיף זה נכללים נתונים מרשומת הפריט כדוגמת מפתח פריט, מחיר מרשומת הפריט ונתונים נוספים.

קשר עם לקוחות CRM

שאלונים

באמצעות דוח ה ניתן להציג נתונים אודות שאלון שנבנה במערכת קשרי לקוחות. הדוח יכול לכלול פרטים כלליים על השאלון ואף את השאלות עצמן.

תשובות אפשריות לשאלונים

מחולל זה דומה לקודם אך כולל גם את הערכים שנקבעו לשאלה כאשר מדובר בשאלה סגורה, כן לא וכדומה.

תשובות לקוחות לשאלון

מחולל מציג למשתמש את התשובות שנתן הלקוח בפועל בעת הרצת השאלון.

ניתן כמובן להגביל את הפקת הדוח ללקוח מסוים או לשאלה מסוימת.

הנהלת חשבונות

שליחת מכתבים / מס”ב ללקוח / ספק בדוא”ל – ניתן לרשום כתובת דוא”ל השונה מכתובת הדוא”ל המופיע במסך הראשי של כרטיס החשבון (עבור המקרים בהם הכתובת של מקבל ההודעה שונה מהכתובת בחשבון הראשי).

נתונים למסמכי שיווק ורכש
מספר סניף ברשת שיווק – עסקים שעובדים עם רשתות שיווק יכולים לציין בשדה זה את מספר הסניף, במקום לשנות את מפתח החשבון בהתאם לדרישת הספק.

מע”מ וניכוי במקור
דגל מבזק – מערכת מבזק מיועדת לארגונים ועסקים גדולים (שיש להם מעל 1,000 ספקים). באמצעות מערכת זו מתעדכנים נתוני הניכוי במקור של הספקים. במסך מע”מ וניכוי במקור נוסף דגל מבזק הכולל 3 סעיפים:

  1. ספק חדש / לא התקבל עדין מידע ממבזק. סעיף זה מתעדכן בעת פתיחת כרטיס ספק חדש.
  2. ספק שהתקבלו עבורו נתונים ממבזק. סעיף זה מתעדכן בעת קליטת שידור ממבזק, כאשר נתוני הספק תקינים.
  3. ספק לגביו חל שינוי בנתוני השדות: מספר ע”מ / מספק תיק

הערה: אם חלה תקלה בעת שידור של מערכת מבזק, יש לפנות למרכז התמיכה של שע”מ ברשות המסים (ולא לחשבשבת), טלפון: 02-5688688. רק אם שע”מ מזהה שהבעיה בחשבשבת הטיפול יעבור לסניף השירות של חשבשבת.

ניתן לבחור חתך חשבונות לעדכון על פי שני שדות חדשים:
מס’ סידורי של החשבון – כרטיסי החשבון מקבלים בעת קליטתם מספר סידורי, המציין את המיקום שלהם בסדר הקליטה לתוכנה. דוגמה לשימוש: עסקים הקולטים נתונים מתוכנה זרה (לדוגמה: סוכני נסיעות) מבקשים לעדכן לכרטיסים החדשים שנקלטו פרטים משותפים, כגון חשבון ראשי.
סוכן – מספר הסוכן המוגדר בכרטיס החשבון במסך נתונים למסמכי שיווק ורכש.

 

פקודות יומן

רישום מספר השובר בפקודת יומן של שידור לשבא: בעת רישום פקודת יומן של שידור לשב”א, בשיטה בה רושמים פקודת יומן נפרדת לכל עסקה, התוכנה “שותלת” בשדה פרטים את מספר השובר.

סוג תנועה – ברישום מנה חדשה ובמסמכים, נוסף לתפריט הקליק הימני סעיף: פרטי סוג תנועה, באמצעותו ניתן לצפות בסוג התנועה.
בתפריט פעולות נוספות נוספו האפשרויות הבאות:

בדיקת כפילות חשבונות ספקים – במסך תוצאות בדיקת הכפילות בחשבוניות ספק, נוספו
השדות: מפתח חשבון ותאריך אסמכתא.

קובץ זמני/קובץ קבוע – בחלונות המציגים את רשימת המנות נוספו 3 שדות חדשים:
לכוד ע”י – כאשר המנה נלכדה על ידי משתמש אחר, מוצג שם המשתמש (הלוכד).
סטטוס – הסטטוס הנוכחי של המנה במערכת ה- Workflow (ראה הסברים לעיל).

בתפריט פעולות נוספות של חלון רשימת מנות בזמני ובקבוע נוספה האפשרות:
שחרור לכידה – רק המשתמש שלכד את המנה או ‘מורשה על’ יכולים לבחור בסעיף זה. פעולה זו תבטל את שיוך המנה למשתמש.
מחיקת מנה ממאגר זמני: באמצעות סעיף זה ניתן למחוק מנות ממאגר זמני. ניתן לציין את מספר המנה או לבחור מנה מרשימת המנות במאגר זמני. במנה המכילה תנועות תוצג ההודעה הבאה: במנה יש תנועות. האם למחוק את המנה?

התאמת בנק ידנית

בצד הספרים ניתן להוסיף בגיליון הדינמי את השדות הבאים: מספר תנועת כותרת, הערה, הערות נוספות.
איתור תנועות בספרים – בדוח זה, המופק מתוך תפריט פעולות נוספות, נוספה האפשרות לחתוך את התנועות לפי השדות: הערה והערות נוספות (נוסף לשדות החתך הנוכחיים).

רישום פקודת יומן לעמלת בנק
בעת סימון תנועות בצד הבנק בלבד, כאשר בוחרים בעדכון, התוכנה מניחה שמבצעים רישום אוטומטי לעמלת בנק או לריבית ומציגה את השאלה הבאה: האם לרשום פקודת יומן נפרדת לכל עמלה? אם בוחרים לא, התוכנה רושמת פקודת יומן אחת (כפי שהיה עד כה). אם בוחרים כן, התוכנה יוצרת פקודות יומן נפרדת לכל שורה שסומנה בדף הבנק (במנה 9997).
כמו כן היא מציגה את החלון הבא:

21

בחלון זה יש לקבוע את החשבון הנגדי מולו תירשם התנועה וניתן להוסיף הערות, קוד תמחיר, קובץ ועוד. טיפול מיוחד מקבלים שדות תאריך, אסמכתא ופרטים. לגבי כל אחד מהם ניתן לבחור האם הערך יועתק מתוך דף הבנק או יירשם ידנית בחלון זה. אם בוחרים לעדכן ערך ידנית יש לסמן את הכפתור (Radio Button) שמימין לשדה, אחר.

ניתוח כרטיסים ידני

איתור תנועות פתוחות – דוח זה, המופק מתוך תפריט פעולות נוספות, כולל חתך לשדות הערה והערות נוספות.

איתור תנועות דף בנק

ניתן לבחור את השדות שיודפסו באיתור תנועות דף בנק באמצעות מחולל המסמכים. הדוח מודפס מתוך מסך קליטת דפי בנק.

 

קשרי לקוחות CRM 

בתפריט כללי > קשרי לקוחות נוספו הסעיפים הבאים:

דפדוף בהצעות מחיר לפוטנציאליים – לאחר שבוחרים בסעיף זה עוברים לחלון דפדוף בחתך של הצעות מחיר לחשבונות פוטנציאליים.

שאלונים – באמצעות סעיף זה ניתן להגדיר שאלונים לשיחות עם לקוחות (תסריטי שיחה). השאלונים יכולים לכלול שאלות פתוחות וסגורות. כמו כן ניתן לקבוע דילוג לשאלה מסוימת לפי התשובה לשאלה הנוכחית. בתפריט זה ניתן לפתוח שאלון חדש, לערוך שאלון קיים ולדפדף בתשובות לשאלון. הסבר מפורט בנושא זה ניתן למצוא בקישור הבא: http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/CRMQuestionnaire.pdf

הגדרות כלליות – באמצעות סעיף זה ניתן לקבוע לכל משתמש הרשאות במודול קשרי לקוחות. אפשרות זו היא תוספת לחלון ההגדרות הקיים כבר בתפריט קשרי לקוחות > פעילות > פעולות נוספות.

הגדרות כלליות – בסעיף זה ניתן להגדיר הרשאות המתייחסות למודול קשרי לקוחות. בעבר ההגדרה התבצעה רק מחלון פעילות באמצעות כפתור פעולות נוספות, וכעת ניתן לקבוע הגדרות כלליות גם מתפריט קשרי לקוחות.

רישום פעילויות

הקפצת תזכורות – ניתן להגדיר לכל משתמש האם בעת כניסה למערכת קשרי לקוחות יוצג חלון תזכורות למשתמש. בכדי לבצע זאת מסמנים במסך הגדרות > הגדרות כלליות > תזכורות את סעיף הקפצת תזכורות בכניסה למודול. ההגדרה מתבצעת לכל משתמש בנפרד.
מעבר לתצוגה מקוצרת/מפורטת – בחלק העליון של המסך מצד ימין נוסף כפתור מעבר לתצוגה מקוצרת/מפורטת המאפשר בלחיצה אחת לעבור מתצוגת מסך מפורטת לתצוגת מסך מקוצרת ולהפך.

פעולות נוספות < רישום פעילות
בתפריט פעולות נוספות נוספו האפשרויות הבאות:

הצעת מחיר מקושרת לפעילות

בוחרים באפשרות זו כדי להפיק הצעת מחיר ללקוח המקושרת באופן אוטומטי לפעילות הנוכחית.

לאחר הפקת הצעת המחיר ניתן לבחור בתפריט פעולות נוספות בסעיף צפייה בהצעת מחיר מקושרת. חשבשבת תציג את הצעת המחיר כהעתק משוחזר בפורמט ההדפסה בו הופקה.

העתקת פעילות

בוחרים באפשרות זו כדי להעתיק את הפעילות הנוכחית לפעילות חדשה לאותו לקוח. הפעולה מתבצעת מיידית.

העתקת פעילות לחשבון אחר

לאחר שבוחרים באפשרות זו מוצג חלון שבו יש לציין את מפתח החשבון אליו תתבצע ההעתקה. בסיום פעולת ההעתקה מוצגת רשומת הפעילות שהועתקה במפתח החשבון אליו התבצעה ההעתקה.

הדפסת פעילות

הדפסת תוכן הפעילות תיעשה בפורמט ההדפסה שהוגדר כברירת מחדל במחולל המסמכים. ההדפסה מתבצעת למדפסת.

הדפסת פעילות בפורמט אחר

בוחרים בסעיף זה כדי לבצע את הפעולות הבאות:

    1.   בחירת של פורמט הדפסה אחר לרשומת פעילות.

    2.   בחירת להיכן תתבצע ההדפסה: מדפסת, מסך או דוא”ל.

להלן דוגמה להדפסת רשומת פעילות:

22

פרטי חשבון

בסעיף תצוגת פרטי חשבון ברשומת פעילות ובחשבון פוטנציאלי, נוסף השדה: סוג השדה. בשדה זה מופיע ערך האם השדה מהחשבון או מהשדות הנוספים.כרטסות
לכרטסות מלאי ומסמכים נוספו השדות: סך שורה ושם פריט.
לכרטסות הנה”ח נוספו השדות: קובץ, אסמכתא 2 וכותרת.
לכרטסת הצעות מחיר נוסף המסמך הצעת מחיר יבוא.תזכורות
נוסף השדה שעת תזכורת.הגדרות כלליות
במסך הגדרות תצוגה למשתמש נוספה לשונית: הרשאות-שאלונים. רק באמצעות חלון זה ניתן לקבוע הרשאות לשימוש בשאלונים עבור כל אחד מהמשתמשים. ניתן לקבוע את ההרשאות הבאות:

הגדרה ועריכת שאלון

הרשאה להגדרת שאלון חדש ועריכת שאלון קיים.

הרצת שאלון לחשבון

הרשאה להרצת שאלון למפתח החשבון הנוכחי. הרצת השאלון מתבצעת ממערכת קשרי לקוחות > פעולות נוספות.

הרצת שאלון לחתך משתמש

הרשאה להרצת שאלון רק לחתך המשתמשים שהוגדר למשתמש הספציפי באמצעות נגישות חשבונות. סעיף זה רלוונטי בעסקים בהם לכל משתמש משויכת רשימת חשבונות ספציפית.

הרצת ועריכת תשובות בתום

ההרצה

הרשאה להצגת כל התשובות לשאלון בתום השאלון או בדיעבד. סעיף זה מאפשר גם לשנות תשובות לשאלון.

דפדוף בשאלון – לפי שאלה או

חשבון

הרשאה לדפדוף בתשובות לשאלון לפי שאלה מסוימת או לפי מפתח חשבון.

דפדוף בשאלונים לחשבון

אפשרות זו דומה לקודמת אך מאפשרת לדפדף

בשאלונים רק לפי מפתח חשבון.

 

הגדרת קבוצת שאלונים
ניתן להגדיר בתוכנה מספר לא מוגבל של שאלונים. לאחר הגדרת השאלונים, ניתן ליצור קבוצת שאלונים. לכל קבוצה שם משלה. קבוצה יכולה לכלול שאלון אחד או רבים. יש לשייך לכל קבוצה את השאלונים הרלוונטיים עבורה. בסיום הגדרת הקבוצה ניתן לשייך לכל
משתמש את הקבוצה הרלוונטית עבורו.

בחירת קבוצת שאלונים למשתמש
לאחר שהוגדרו קבוצות שאלונים, ניתן באמצעות סעיף זה לשייך שאלון למשתמש. אם למשתמש יש הרשאה לכל השאלונים יש לבחור בכפתור כל השאלונים. אם למשתמש נבחרה הרשאה לכל השאלונים מופיע בתחתית החלון סימון: למשתמש הרשאה לכל השאלונים

חשבונות פוטנציאליים

במסך הגדרת חשבון פוטנציאלי נוספו השדות הבאים: פרטים כלליים: טלפון נייד, אתר.
פרטי הנה”ח: תאריך פתיחת החשבון, תנאי תשלום (מזומן או קוד תשלומים).
כמו כן ניתן לבחור האם יוצגו רק החשבונות הפעילים או רק החשבונות הלא פעילים.

פעולות נוספות > לקוחות פוטנציאליים
עדכון קבוצת חשבונות – באמצעות מסך זה ניתן לבצע עדכון מרוכז לשדה כלשהו עבור קבוצת לקוחות פוטנציאליים. לדוגמה: הודעה למסך, הנחה, קובץ נלווה, קוד מיון וכדומה. ניתן להגביל את חתך החשבונות לעדכון בשדות הבאים: מספר סידורי, שם לקוח, מיון, פרטים נוספים מהערה, תאריך או סכום נוסף.

שינוי סטטוס פעיל / לא פעיל – בוחרים בסעיף זה להחליף את סטטוס הלקוח בין פעיל ללא פעיל ולהפך.

 

פריטים

כרטיסי פריט

 כרטסת פריט – במסך כרטיס פריט, כאשר מפיקים כרטסת פריט באמצעות כפתור פעולות נוספות, נוספה אפשרות להציג את שם החשבון

עדכון קבוצת פריטים

בחתך הפריטים לעדכון נוסף השדה מספר סידורי. כרטיסי הפריט מקבלים בעת קליטתם מספר סידורי, המציין את המיקום שלהם בסדר הקליטה למסד הנתונים. דוגמה לשימוש: עסקים הקולטים נתונים מתוכנה זרה (לדוגמה: קטלוג פריטים מספק בחו”ל) מבקשים לעדכן בפריטים החדשים שנקלטו נתונים משותפים, כגון קוד מיון ומחסן.

מסמכים

שמירת מחיר קניה אחרון / מחיר ערך מלאי במסמך – בעת הפקת מסמכי שיווק, התוכנה מעדכנת בשורת כל פריט במסמך את מחיר הקניה האחרון ואת מחיר ערך המלאי הידועים במועד הפקת המסמך. באמצעות שדות אלו ניתן להפיק דוחות שמחשבים רווח גולמי לחשבונית או רווח גולמי למכירות ללקוחות מסוימים בתקופה מסוימת. מומלץ להפיק חישוב ערך מלאי לפחות אחת לחודש, ולסמן את האפשרות עדכון קובץ פריטים, על מנת שמחיר ערך מלאי במסמכים (כפי שהוסבר לעיל) יהיה עדכני.

רשימה – ברשימת המסמכים במאגר זמני נוסף שדה סטטוס המיועד למשתמשים העובדים עם מערכת WorkFlow. הסבר מפורט בנושא זה ניתן למצוא בקישור הבא: http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/WorkFlow.pdf

בחלקו התחתון של המסך, בצד ימין, מוצג המספר הכולל של המסמכים הפתוחים. בתפריט פעולות נוספות בחלון זה נוספה האפשרות: מחיקת כל המסמכים ללא פריטים בזמני. כאשר בוחרים באפשרות זו נמחקים כל המסמכים הנמצאים במאגר זמני ואשר לא נרשמו בהם פריטים. (מסמכים הנמצאים במאגר בזמני עם פריטים לא ימחקו. כדי למחוק מסמכים אלה יש לבחור במסמך מתוך רשימת המסמכים ולבחור בכפתור מחיקה מתוך המסמך).

תפריט ‘פעולות נוספות’ הדפסות > הדפסת טיוטה / הדפסת העתק משוחזר בפורמט אחר בהדפסת טיוטה ל- E-Mail הודעת הדוא”ל נשלחת בהתאם לברירת המחדל שנקבעה בהגדרות המלאי. אם מעוניינים לשנות את כתובת הדוא”ל או את הטקסט הקבוע, מקליקים על כפתור הפירוט >> ובוחרים את האפשרות הרצויה.

הדפסות > הגדרות לדוא”ל לפני שליחה

כאמור הגדרות הדוא”ל נשלפות מהגדרות החברה. בוחרים בסעיף זה אם מעוניינים לשנות את ההגדרות בעת הפקת המסמך.

מחירונים > מחירים אחרונים במסמכים
במסך זה נוספו השדות הבאים:
מחיר אחרי הנחה/עיגול (מחיר נטו) השדה מוצג לצד המחיר לפני הנחה.
מספר השדה מוצג מימין למחירים.
כאשר מציבים את הסמן על מספר השורה ובוחרים בתפריט הקליק הימני בסעיף צפייה, חשבשבת מציגה את המסמך שעדכן את המחיר האחרון המוצג במסמך.

חשבונית ריכוז

ניתן להפיק חשבונית ריכוז ברשת משתמשים מכמה תחנות במקביל. ברשתות שיווק ניתן לשייך את מספר הסניף בכרטיס החשבון של הלקוח ולהפיק מסמכים לרשתות השיווק בהתאם למספר הסניף.

קבלות

המסכים הבאים עוצבו מחדש: הודעה למסך, הוספת עסקת תשלומים (פיצול שקים) ופרטי לקוח.

הפקדות

הפקדת שקים במט”ח
בעת ביצוע הפקדת שקים לחשבון בנק המנוהל במט”ח, התוכנה מזהה את קוד המטבע של הבנק ומציגה אוטומטית רק את השקים במטבע הרלוונטי. יש להקפיד על 2 כללים:

  1. החשבון הראשי של כרטיס הבנק צריך להיות: בנקים.
  2. בכרטיס החשבון של הבנק, בסעיף פעולות נוספות > תשלומים, אשראי ואובליגו, רשום שמטבע ההתחשבנות עם הלקוח הוא מט”ח (ונבחר מטבע מט”ח להתחשבנות).

חוזים

מערכת ניהול חוזים כוללת תפריט חדש המורכב מ- 2 סעיפים:
הפקת חוזה – הגדרת חוזה לרבות קבוצת לקוחות ופריטים לחיוב.
הפקת קבוצת חוזים – הפקת מספר חוזים ברצף. סעיף זה פעיל לאחר שהוגדרו חוזים בסעיף הפקת חוזה.

חתך – לכל חוזה ניתן לשייך שדה חתך. בעת הגדרת קבוצת חוזים ניתן להשתמש בהגדרת החתך ליצירת קבוצה.

שכירות – מסמנים סעיף זה כאשר מדובר בחוזה של מערכת שכירות. ברירת המחדל היא שהחוזה הוא רגיל (ולא חוזה שכירות).

תאריך תחילת חוזה – נוספה האפשרות חיוב פעם ברבעון (בנוסף לחיוב שנתי וחודשי).

הגבלה לתאריך תום חוזה – בהגדרת חתך חשבונות ניתן להגביל לכל לקוח תאריך תום חוזה שונה. שיטת עבודה זו חוסכת את הצורך להגדיר חוזה נפרד לכל קבוצת תום חוזה.

מיון – בתפריט פעולות נוספה אפשרות למיין את הטיוטות לפי מפתח חשבון, שם חשבון או סכום.

פירוט מלא אודות השיפורים במערכת החוזים ניתן למצוא בקישור הבא:  http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/contract.pdf

מודול שירות

קוד ריבוי משלמים בחשבון – נוספה אפשרות לעבודה עם קוד ריבוי משלמים המוגדר בחשבון. כרטיס העבודה מופק לחשבון שנרשם, בעוד שהחשבונית שסוגרת את הכרטיס מפוצלת לחשבונות וחשבוניות מס לפי האחוז שמוגדר בקוד ריבוי משלמים.

נוספה אפשרות לחייב חשבון נוסף עבור שורות פריטים מסוימים, לדוגמה: החשבונית על התיקון יוצאת לבעל המכשיר, אולם אדם נוסף משלם עבור תיקון הצבע.

ניתן לשנות פריט טבוע לפריט במסגרת שרות בכל עת.

פרטי הבעיה במסמכי שירות מועתקים מסמך למסמך (מכרטיס העבודה לחשבונית).

נוספה אפשרות להכניס פריט טבוע למלאי (בכמות 1) ולהגדיר מחסן, גם אם לפני כן הפריט שימש כפריט שרות.

ניתן להדפיס העתקים משוחזרים ברצף בחשבוניות.

נוספו הגדרות במסך שליחה לאאוטלוק.

בדפדוף בחשבוניות קודמות, נוסף חלון נתונים נוספים של המסמך לצפייה ולשינוי.

בלשונית נתונים נוספים נפתחו השדות לשינוי גם במסמכים שהופקו.

נוספה אפשרות לשינוי מע”מ לפני הפקת המסמכים.

שכירות

נוספה אפשרות לסגירת כרטיס ללא חיוב ופתיחה של כרטיס סגור (שנסגר ללא חיוב).

נוספה אפשרות לבחור פורמט חשבונית לפני ההפקה.

רשימת מושכרים – נוסף מידע אודות זמינות הטבוע (בצרוף מפתח החשבון והשם שברשותו הטבוע).

נוספו הערות ופרטים מכותרת המסמך ברמת כרטיס / הזמנה / הצעה.

נוסף שם חוזה מקושר- ברשימת מסמכים.

בחלון ריבוי משלמים נוסף שם חשבון וחיצים למעבר בין חשבון ראשון ואחרון.

ברשימת מושכרים נוספה אופציה לראות פרטי טבוע בנוסף לפרטי טבוע שכירות.

בחשבוניות חוזים בשכירות שונתה שיטת העבודה: נוספה האפשרות להגדיר מחיר ומטבע לחוזה במסמך השכירות. בחשבונית השכירות נלקח המחיר שנרשם בכרטיס השכירות.
בחשבונית חוזים נרשמת תנועה עבור כל טבוע שמושכר, כשהוא מקושר לחוזה הרלוונטי עם פרטי מספר הטבוע והמחיר לחוזה המעודכן עבורו. אם קיים ריבוי חשבונות, מתבצע חישוב יחסי וכן ריכוז של חשבוניות לפי מפתחות החשבון השונים. כלומר, ניתן לקשר כרטיסים שונים עם אותו חשבון לאותו חוזה ויתבצע ריכוז לפי חשבונות.
ניתן להדפיס העתקים משוחזרים ברצף בחשבוניות.

נוספו הגדרות במסך שליחה לאאוטלוק.

בדפדוף בחשבוניות קודמות, נוסף חלון נתונים נוספים של המסמך לצפייה ולשינוי.

בלשונית נתונים נוספים נפתחו השדות לשינוי גם במסמכים שהופקו.

נוספה אפשרות לשינוי מע”מ לפני הפקת המסמכים.

חיוב שעות

בדפדוף בהזמנות קודמות נוסף שם חשבון בתצוגה למסך

מחולל מסמכים

שדה סיכום – שדות הסיכום מופיעים בחלון אחד (שדות, סכומים נוספים וגורמי מכפלה).
קיימת הפרדה בין קבוצות הנושאים השונות, לדוגמה: סכום נוסף בפריט, סכום נוסף המשויך למונה וכד’.

העתק / הדבק – ניתן לבצע פעולות העתק/הדבק במחולל המסמכים, לשדה אחד או לקבוצת שדות. ניתן לבצע העתקה מפורמט של מסמך אחד לפורמט של מסמך אחר. פעולות העתק הדבק מופיעות בתפריט עריכה. ניתן להשתמש גם בקיצורי המקלדת: Ctrl C – העתק ו- Ctrl V – הדבק. פעולת העתק/הדבק יכולה להתבצע לשדות נתונים או למאפייני שדות כדוגמת: רוחב וגובה, מאפייני גופן, מסגרת וכדומה. כדי להעתיק שדה יש לסמן תחילה את השדות שמעונינים להעתיק ולאחר מכן לבחור העתק.

הדבקת שדה:
בהעתקת שדה נתונים יש להקצות תחילה שטח להדבקה. פעולה זו מתבצעת ע”י הוספה של שדה כותרת. לאחר הוספת השדה מבצעים הדבק בשדה הכותרת לשדות שהועתקו.
בהעתקת שדה מאפיינים – מסמנים את השטח שאליו מעוניינים להעתיק את המאפיינים.

כאשר בוחרים בהדבק, התוכנה מציגה את החלון הבא:

23

מאפייני טקסט         סעיף זה משמש להדבקת מאפייני גופן, גודל אות, צבע וכדומה.

מאפייני מסגרת        סעיף זה משמש להדבקת מאפייני מסגרת, צל וצבע מסגרת.

רוחב וגובה             סעיף זה משמש להתאמת רוחב וגובה השדה הנוכחי לשדה שממנו בוצעה העתקה.

תוכן כותרת             סעיף זה משמש להעתקת הכותרת. בהעתקת קבוצת שדות התוכנה מעתיקה רק כותרת אחת.

מאפייני שדה           סעיף זה מתייחס למאפיינים של שדה הנתונים, לדוגמה, בשדה סכום הצגת מספר שלילי בצבע אדום ומפריד אלפים.

 

מסמכים נוספים

CRM – רשומת פעילות
מסמך חדש שבאמצעותו ניתן להדפיס מידע מתוך רשומת הפעילות במערכת קשרי לקוחות. ניתן לכלול במסמך זה שדות מקובץ החשבונות, מהחשבונות הפוטנציאליים, מאנשי קשר מרשומת פעילות.

איתור דפי בנק
פורמט זה מקושר לקליטת דפי בנק (הנה”ח > התאמות וניתוח כרטיסים > קליטת דפי בנק > פעולות נוספות > איתור תנועות בנק). ניתן לבחור בפורמט זה את השדות שיוצגו באיתור תנועות בנק בעת לחיצה על כפתור מדפסת.

זיכוי אשראי / זיכוי אשראי – קופה
פורמט המיועד לעסקת זיכוי בכרטיס אשראי באמצעות מערכת שב”א. קיימים 3 פורמטים – אחד עבור מדפסת רחבה ואחד עבור מדפסת צרה (קופה). הזיכוי כולל את פרטי כרטיס האשראי ובנוסף את מספר הקבלה או החשבונית מס קבלה עבורה הופק הזיכוי.

רשתות שיווק – חשבונית – קו אופ – פירוט לפי סניף /
רשתות שיווק – חשבונית – קו אופ צפון, היפר שוק – פירוט לפי סניף
פורמט הדפסה זה בשימוש כאשר מסמנים בהגדרות רשת של רשתות השיווק את הסעיף: פירוט לפי סניף בהדפסת חשבונית. הגדרת הסניף מתבצעת בכרטיס החשבון של רשת השיווק.

דוגמאות – מחולל מסמכים
במחולל המסמכים נוספו 2 דוגמאות למסמכים בסכומי מט”ח:

דוגמה 15 – חן יצוא מט”ח ש”ח
בחשבון יצוא, בשורת הפריטים נוסף הטור סה”כ שקל, ובתחתית המסמך נוספו סיכומים בשקלים. כל הסכומים בשקלים מסומנים כ- New Israel Shekel) NIS), כל זאת בנוסף לסכומי המט”ח שמודפסים כברירת מחדל.

דוגמה 16 – חן מס פורמט אנגלי מט”ח ש”ח
מסמך זה מיועד לחשבונית מכירה בארץ המודפסת באנגלית. כידוע, בחשבונית בארץ הסכומים מוצגים בשקלים, אך כיוון שהחשבונית היא באנגלית היא כוללת בשורת הפריטים גם את הסכום במט”ח. כמו כן, בתחתית המסמך מוצגים סיכומים במטבע זר המסומנים כ- Foreign Currency) FC)

דוגמה 17 – חשבונית שקלים + מט”ח
מסמך זה מיועד למכירה בארץ ומודפס בעברית. למסמך נוסף טור סה”כ מט”ח, בשורת הפריטים, ובנוסף סיכומים במט”ח בתחתית המסמך.

פורמטי הדפסה לחשבונות
באשף הדוחות נוסף מחולל חדש בשם: פורמטי הדפסה לחשבונות. באמצעות מחולל זה ניתן לבנות דוח המציג את פורמטי ההדפסה המשוייכים לכל כרטיס חשבון.

ממשקים

תפריט ממשקים מחולק ל- 3 קבוצות:

  • יבוא נתוני הנה”ח ו- CRM
  • יבוא נתוני מלאי
  • יצוא

יבוא מחשבשבת ERP לחשבשבת ERP – העברת נתוני הנה”ח או מלאי מעמדה מסוימת שמותקנת בה חשבשבת ERP לעמדה אחרת שמותקנת בה חשבשבת ERP, מתבצעת ישירות ע”י בחירת קובץ הקלט (ואין צורך לבחור בסיס נתונים).

בדיקת כפילות
יבוא תנועות מלאי – נוספה בדיקת כפילות. על פי השדות: סוג מסמך, לקוח, מספר מסמך ותאריך אסמכתא, כך שלא ייקלט מסמך שנקלט בעבר.

יבוא תנועות קופה (יבוא נתוני מלאי) – נוספו האפשרויות הבאות:
קליטת תנועות אשראי
קליטת מזומן במינוס – לדוגמה, החזרת עודף מהקופה בעת תשלום בשובר שי.

יבוא מחירים מיוחדים – נוסף שדה תאריך בתוקף עד.

ממשקים חדשים
בסעיף יבוא נתוני מלאי נוספו 2 ממשקים חדשים:

יבוא תלושים מעמדת מכירה מקומית – ניתן לעבוד מעתה מעמדת מכירה מקומית (קופה רושמת) מבית חשבשבת גם במצב של נתק בתקשורת. בעת חזרה למצב רגיל משמש סעיף זה ליבוא תלושי מכירה שנוצרו בעמדה המקומית בעת הנתק בתקשורת.

יבוא נתונים נוספים למסמכים – באמצעות ממשק זה ניתן לייבא למסמך קיים את השדות
הבאים: הערות ופרטים, קובץ מקושר, נתונים נוספים (הערות וסכומים). פירוט השדות
הניתנים לקליטה ואפיונם ניתן למצוא בקישור הבא:  http://downloads.hash.co.il/files/QA/ERP2013/DocExtra.pdf

החנות הוירטואלית של חשבשבת

באמצעות מערכת זו מקימים חנות וירטואלית באינטרנט למכירה קמעונאית (B2C) וללקוחות קבועים (B2B). חשבשבת מהווה את המשרד האחורי של החנות. הנתונים בחנות ובמשרד האחורי נמצאים באותו מסד נתונים, וכך נמנעות טעויות שיכולות להיווצר בעת מעבר נתונים בין שני מסדי הנתונים. המשתמש יכול לעצב את החנות ולהתאים אותה לצרכיו.

ניתן להשתמש בחנות לבניית קטלוגים, למכירות קמעונאיות ולמכירות לעסקים.

סוכני מכירות יכולים להשתמש בחנות להצגת מוצרים ללקוחות

אם יש לכם אתר, ואתם מעוניינים להוסיף לו חנות, ניתן “לשתול” את החנות הוירטואלית של חשבשבת בתוך האתר שלכם (מבלי לפגוע בעיצוב האתר). נא להפנות את בית התוכנה שמתחזק את האתר שלכם אלינו.

מערכת נקודות מכירה (קופות רושמות)
מערכת נקודות המכירה (POS- Point Of Sale), קופות רושמות ממוחשבות מבית חשבשבת מיועדת לדלפקי המכירות. ניתן לשלוט בזמן אמת על חנויות ברשת, ולעקוב אחר העובדים והפעילויות לדלפקי המכירות.

למהדורה הנוכחית נוספו השיפורים הבאים:
מסך מגע.
עמדת מקומית – קיימת אפשרות לעבור לעבוד עם עמדה מקומית במקרה של הפסקת חשמל / תקלה טכנית. ניתן לשחזר את המידע למערכת עם סיום התקלה.
כפתורי קיצור – כפתורי קיצור רבים וצבעוניים לצורך הגדרת מקשים מהירים: הגדרת פריטים ופעולות נוספות.