העברת שנה 2016

ממשיכים בשגרת העבודה

[dt_button size=”big” animation=”none” icon=”” icon_align=”left” color=”” link=”https://hash.co.il/wp-content/uploads/2015/12/חוברת%20סופשנה%20-%20חשבשבת%20ERP%202016.pdf” target_blank=”true”]הורדת קובץ להדפסה[/dt_button]

כאמור, חשבשבת היא תוכנה רב שנתית. בחשבשבת ERP ניתן להמשיך לעבוד כרגיל בסוף השנה הנוכחית ובתחילת השנה החדשה. במרבית העסקים, בחודשים הראשונים של השנה נרשמות תנועות שונות השייכות לשנת המס הקודמת, לדוגמה: חשבוניות ספק, משכורות ועוד.

כיצד אפשר למנוע טעויות בהקלדת תאריכים במסמכי רכש?

בסעיף הגדרות חברה קיימת אפשרות להגדיר הגבלת התאריכים. מומלץ להגביל את התאריכים באופן הבא:

תאריך אסמכתא:             מ- 01/10/2014              עד: 30/09/2015
תאריך ערך:                    מ- 01/10/2014              עד: 30/09/2015

תאריך נוסף:                   מ- 01/10/2014              עד: 30/09/2015

מדוע הגבלת תאריך האסמכתא היא מ- 01/10/14 עד – 30/09/15?
בשיטה זו מונעים טעויות הקלדה של תאריך 31.12.15 במקום 31.12.14.

כיצד מקלידים פקודות יומן באופן ידני לשנת 2014 בשנת המס 2015?
מהדורת חשבשבת ERP כוללת פתרון נוח לעסקים המקלידים פקודות יומן באופן ידני.

להלן הסבר שלב אחר שלב כיצד פועלים:

  1. נכנסים למנה בה מעוניינים להקליד תנועות עם תאריכים המתייחסים לשנת 2014.
  2. בוחרים בלשונית ברירות מחדל. מסמנים בצד שמאל של המסך את הסעיף הגבלת תאריכים למנה. כעת קובעים את טווח התאריכים הרלוונטי למנה הספציפית. לדוגמה: אם המנה מתייחסת לחשבוניות ספק מחודש דצמבר 2014 מגבילים את תאריכי האסמכתא:
    1.12.14-31.12.14. בנוסף מומלץ למחוק את הסימון מהסעיף ברירת מחדל לתאריכים – תאריך מערכת, ולרשום את התאריך הרצוי.mana
  3. עסקים שעובדים עם הגדרת משתמשים יכולים לסמן גם את הסעיף לכידת מנה למשתמש, כדי שהמנה המכילה פקודות לשנת 2014 תחסם למשתמשים אחרים.

עסקים המפיקים מסמכי שיווק

חשבשבת ERP היא תוכנה רב שנתית. פקודות היומן והמסמכים ממשיכים להירשם ברצף בכל שנת מס חדשה. בתחילת כל שנת מס ניתן לקבוע ספרור מסמכים חדש לכל המסמכים בעלי ספרור קשיח. התוכנה מאפשרת לשנות ספרור מסמכים רק כאשר מתקיימים שני התנאים הבאים יחד:

  1. תאריך המערכת הוא של שנת המס החדשה.
  2. טרם הופקו בשנת המס החדשה מסמכים מהסוג עבורו מעוניינים לשנות את הספרור (חשבונית, תעודת משלוח, הזמנה וכו’).

כלומר, בכל שנת מס חדשה ניתן להחליט, האם להמשיך את ספרור המסמכים משנה קודמת או להתחיל ספרור מסמכים חדש. אם בשנת המס החדשה מסמך מסוים לא היה בשימוש, ניתן לשנות את ספרור המסמך במהלך שנת המס. שיטת עבודה זו נקבעה לפי ההנחיות בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים.

ספרור מסמכים

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בכפתור הגדרות מלאי. במסך זה בוחרים בלשונית ספרור מסמכים. חשבשבת מציגה את המסך הבא:

47

בחלון זה קובעים את ספרור המסמכים. לקביעת ספרור מסמכים חדש, מציבים את הסמן בטור ספרור בשורה של סוג המסמך הרצוי.

לאחר שמפיקים מסמכים בשנת המס החדשה לא ניתן לחזור ולהפיק מסמכים המתייחסים לסדרת המספרים (האסמכתאות) הקודמת.

הפקת חשבונית מס לשנת 2014 בשנת 2015

לקוחות המעונינים להפיק חשבונית מס לשנת 2014, לאחר שכבר הופקו חשבוניות לשנת המס 2015, יכולים להפיק חשבונית מס ריכוז.

כיוון שחשבונית מס ריכוז מופקת בדר”כ רק בסוף החודש הספרור של החשבונית יהיה ברצף עם החשבוניות שהופקו בשנת 2014.
הספרור של חשבונית מס ריכוז שונה מהספרור החשבוניות “הרגילות”.

חשבונית מס ריכוז היא חשבונית המופקת כנגד מסמכי הבסיס הבאים: ת.משלוח, הזמנות, הצעת מחיר, חן עסקה.

באמצעות מסמך זה ניתן להפיק בהקשת כפתור אחת חשבונית לקבוצת לקוחות (לכל לקוח חשבונית משלו).

להפקת המסמך בוחרים בסעיף מסמכים בתפריט מכירות ושם במסמך: חשבונית מס ריכוז. חשבשבת תציג את המסך הבא:

3

 במסך זה יש לעדכן את הסעיפים הבאים:

  1. מה לרכז? בסעיף זה קובעים את סוג מסמך הבסיס עבורו מפיקים חשבונית. סוגי המסמכים הם: תעודת משלוח, הזמנה, הצעת מחיר וחן עסקה. הדוגמה הנוכחית מתייחסת לריכוז תעודות משלוח.
  2. תאריך: תאריך האסמכתא של המסמך. כאשר מעונינים להפיק את המסמך בשנת 2014 יש לרשום: 31.12.14.
  3. לקוחות: מגבילים ללקוח או קבוצת הלקוחות עבורם מעונינים להפיק חשבונית. בדוגמה הנ”ל יופקו חשבוניות לכל קבוצת הכרטיסים שקוד המיון שלהם הוא: 300.
  4. מסמכי בסיס: על מנת להפיק חשבונית הסוגרת רק תנועות משנת 2014 יש להגביל תאריך מסמך בסיס עד- 31/12/14.

להפקת חשבונית מס ריכוז יש לבחור את שיטת ההפקה:

  • כל השורות – המסמך יכלול את כל השורות הפתוחות של מסמך הבסיס שנבחר. לדוגמה, אם פריט מסוים מופיע בכמה תעודות משלוח הוא לא ירוכז לשורה אחת. שיטת ההדפסה בדומה לחשבונית רגילה.
  • שורה לפריט באותו מחיר – בדומה לסעיף הקודם אך כאשר פריט מסוים מופיע בכמה מסמכים באותו מחיר התוכנה תרכז אותו לשורה אחת.
  • שורה למסמך בסיס – בשיטה זו החשבונית תציג כל מסמך בסיס בשורה אחת. השורה תכלול את מספר האסמכתא של מסמך הבסיס, תאריך ההפקה והסכום הכולל לחיוב. בשיטה זו לא יופיעו הפריטים שנכללו במסמכי הבסיס.
  • מסמך למסמך בסיס – בשיטה זו כנגד כל מסמך בסיס תופק חשבונית נפרדת.
לאחר שבוחרים בלשונית הרצויה בוחרים בכפתור הפקה.

אם מעוניינים להפיק טיוטה טרם ההפקה בפועל, יש לבחור בכפתור פעולות נוספות. בתפריט פעולות נוספות ניתן להפיק את הטיוטות הבאות:

  • טיוטה מהירה
  • טיוטה נאמנה שזהה לחלוטין לחשבונית הסופית.

 במהדורות קודמות, הדפסת טיוטה מתבצעת ע”י בחירה בכפתור המדפסת בחלון זה.

העתק משוחזר לחשבונית מס ריכוז ניתן להפיק בדרכים הבאות:

  1. במסמך חשבונית מס ריכוז בוחרים בכפתור דפדוף. מדפדפים למסמך הרצוי ולהדפסה בוחרים בכפתור המדפסת.
  2. נכנסים לאחד המסמכים מתפריט מכירות. בוחרים בתיבת סוג מסמך במסמך: חשבונית ריכוז. בוחרים בכפתור קובץ קבוע ומגבילים למספר החשבונית הרצויה. לאחר שהמסמך מוצג על המסך בוחרים בכפתור פעולות נוספות בסעיף הדפסות ומדפיסים העתק משוחזר.

עסקים המנהלים מלאי

עסקים המנהלים מלאי צריכים בסוף שנה לבצע ספירת מלאי ולעדכן את יתרת המלאי במחשב. להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

דוח יתרות מלאי

בתפריט דוחות בוחרים דוחות מלאי > יתרות פריטים. חשבשבת מציגה את החלון הבא:

4

בחלון חתך קובעים את חתך הפריטים עבורם יופק הדוח. ניתן להגביל את נתוני הדוח לפי מספר מחסן ומספר סוכן. להצגת יתרות הפריטים נכון לתאריך 31.12.14 יש להגביל את תאריך הרישום באופן הבא: מ- 01.01.80  עד- 31.12.14.

ברירת המחדל להפקת דוח זה היא הדפסה למסך. להדפסת הדוח למדפסת או לקובץ יש לבחור בלשונית מאפייני הדפסה.

ברירת מחדל היא להפיק את הדוח לפריטים פעילים בלבד. אם ברצונכם  להפיק את הדוח לכל הפריטים יש לבחור בסעיף פעיל/לא פעיל את האפשרות: עם פריטים לא פעילים.

בדרך כלל אין לסמן מסמכים בלשונית בחירת מסמכים. ברירת המחדל של דוח זה מתייחסת לכל המסמכים המבצעים כניסות ויציאות מהמלאי. סעיף בחירת מסמכים מיועד למקרים בהם רוצים לבדוק יתרת מסמכים המתבססת על סוגי מסמכים מסוימים, לדוגמה: יתרת פריטים שיצאו בתעודות משלוח במהלך חודש אוקטובר 2014. לכן, אין להשתמש באפשרות הגבלת מסמכים כאשר עוסקים בספירת מלאי (שכן, אז מעוניינים שהדוח יציג את היתרה הכוללת של המלאי).

להצגת נתוני הדוח בוחרים בכפתור הפקה.

עדכון יתרות מלאי

דוח יתרות מלאי מציג את יתרת הפריטים כפי שהיא מופיעה במחשב. כאשר ספירת המלאי בפועל שונה מהמוצג בדוח יתרות יש לבדוק את הסיבה לכך.

כאשר המלאי בפועל גדול מהיתרה בדוח יתרות, מומלץ לבדוק האם כל מסמכי הרכש (תעודות משלוח רכש, החזרות רכש, חשבוניות רכש וזיכוי רכש) נרשמו כהלכה.

אם לא נמצאו טעויות בקליטת מסמכי רכש, ואם ההפרש בין הספירה בפועל לבין היתרה בדוח יתרות הוא קטן, או אם המלאי בפועל קטן מיתרת הפריט, ניתן להשתמש במסמך עדכון בעקבות ספירה.

כאמור, כאשר המלאי בספירה גדול מהמלאי במחשב, יש להשתמש במסמך עדכון יתרות מלאי רק כאשר הכמות המעודכנת קטנה מאוד יחסית למחזור המלאי. אם הכמות גדולה, הדבר עלול לשבש את מחירי הפריטים בחישוב ערך המלאי. כאשר הפער גדול יש לתקן את יתרת המלאי באמצעות מסמכי רכש ויציאה מהמלאי.

אם המלאי בפועל גדול בצורה משמעותית מיתרת הפריט ולא אותרו מסמכי רכש חסרים, מומלץ להשתמש במסמך יתרת פתיחה. בשדה מחיר יש לרשום את המחיר לפי דוח חישוב ערך מלאי.

להלן הסבר אודות השימוש במסמך עדכון אחרי ספירה:

עדכון אחרי ספירה

בתפריט מסמכים > מלאי > עדכון אחרי ספירה.

שיטת העבודה:

  1. תחילה קובעים את מפתח החשבון עבורו מתבצעת הספירה. אם הספירה מתבצעת למחסן בוחרים בכפתור ‘ללא’. הסמן עובר ללשונית חתך התנועות לספירה.
  2. בלשונית חתך התנועות לספירה. ניתן להגביל הן את חתך הפריטים והן את חתך התנועות (לדוגמה, כאשר סופרים מחסן מסוים). חשוב להקפיד לרשום בסעיף תאריך תנועות עד את התאריך שבו התבצעה ספירת המלאי.
  3. חשבשבת תחשב את יתרות הפריטים בחתך זה על פי הנתונים בקובצי המחשב, ותציג את רשימת הפריטים, והיתרה של כל פריט, בלשונית תנועות הספירה. בלשונית זו רושמים את הכמויות שנספרו בפועל.
  4. אם מעוניינים לצפות בנתונים של פריט מסוים, או להפיק כרטסת של הפריט, עוברים ללשונית נתוני הפריט.
  5. לאחר שמסיימים את רישום הכמויות שנספרו, בוחרים בכפתור הפקה כדי לעדכן את קובצי המחשב. חשבשבת תרשום תנועות כניסה או יציאה שיתאימו את הכמות שרשומה במחשב לכמות שנספרה בפועל. הערכים שיוצגו בתנועות אלו נקבעים בלשונית נתונים לתנועת העדכון.

להלן הסבר מפורט אודות מסך חתך התנועות לספירה:

חתך התנועות לספירה

כאמור, בלשונית זו קובעים את קבוצת הפריטים עבורם מבצעים עדכון ספירת המלאי.

5

  • חתך הפריטים – ברירת המחדל היא שהספירה כוללת את כל הפריטים. אם הספירה מוגבלת לקבוצה מסוימת של פריטים, יש לקבוע את חתך הפריטים.
  •  חתך התנועות – בסעיף זה ניתן להגביל את הספירה לפי נתונים בתנועות המלאי. כאשר סופרים מחסן מסוים, לדוגמה מחסן 5, יש להגביל את חתך התנועות באופן הבא: מחסן: מ- 5   עד: 5. אם ספירת המלאי כוללת פריטים מיוחדים כדוגמת אצווה יש להגביל את ספירת המלאי למחסן ספציפי. בשדה תנועות עד תאריך ברירת המחדל היא התאריך הנוכחי. אם מעדכנים נתונים של ספירה שנערכה לפני מספר ימים, יש לעדכן את תאריך הספירה בשדה זה.
  • לפי מה לחשב את % הסטייה? – כאשר היתרה בספירה אינה מתאימה ליתרה במלאי, התוכנה מחשבת את % הסטייה. בסעיף הנוכחי קובעים האם חישוב הסטייה יתייחס ליתרת המלאי או לאחד הסכומים הנוספים ברשומת הפריט. לדוגמה, אם רוצים ש- % הסטייה יציין סטייה מהכמויות שנמכרו, יש לעדכן את הכמויות באחד משדות סכום נוסף (באמצעות הדוחות המעדכנים).

  • % סטייה / סטייה חריגה – כל עוד הסטייה קטנה, ניתן להניח שהיא נגרמה מטעויות קטנות, שהדרך הנכונה לתקן אותן היא רישום אוטומטי של תנועות עדכון בעקבות ספירה (כך שלאחר עדכון התנועות, היתרה בקבצי המחשב תתאים ליתרה בספירה). אולם אם הסטייה איננה קטנה, מומלץ לראות בה סטייה חריגה, שיש לתקן אותה באופן ידני, כלומר, יש לבדוק מה גרם לסטייה (לדוגמה: גניבה) ולרשום את פעולת התיקון המתאימה.
  • הצגת פריטים ללא תנועות – פריטים ללא תנועות הם פריטים שהיתרה שלהם היא אפס, משום שלא היו להם כלל תנועות. מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שהספירה תכלול גם פריטים אלו.
  • הצגת פריטים ביתרת אפס – פריטים ביתרת אפס הם פריטים בעלי תנועות, שבחתך תנועות הספירה, היתרה שלהם היא אפס.

בסיום בוחרים בכפתור איסוף הפריטים לדוח. חשבשבת תעבור על כל תנועות המלאי ולאחר זמן קצר תציג את רשימת הפריטים ואת היתרה מכל פריט בלשונית תנועות הספירה.

הכפתור איסוף הפריטים לדוח אינו פעיל עד לקביעת מספר המחסן עבורו מתבצעת ספירת המלאי. אם רוצים לבצע ספירה אחת לכל המחסנים יש לרשום בסעיף מחסן
מ-          עד- 999999999.
אם מעוניינים לערוך ספירה למחסן ספציפי או לקבוצת מחסנים קובעים חתך מחסנים בהתאם.

פריטים מיוחדים מסוג: אצווה, איתור ופג תוקף

אם בעת בחירה בכפתור איסוף הפריטים לדוח מופיעה ההודעה: ‘ספירה לפריטים מיוחדים מוגבלת למחסן יחיד. צפה בפריטים בתפריט פעולות נוספות’, הרי שחתך הספירה מכיל פריטים מיוחדים (אצווה, איתור, או פג-תוקף) ולא הוגבל מספר מחסן מסוים. כאמור, ספירת מלאי עבור פריטים מיוחדים יש לבצע למחסן יחיד.

במקרה זה ניתן לפעול באחת הדרכים הבאות:

  • מגבילים את חתך הפריטים כך שלא יכללו פריטים מיוחדים.
  • מגבילים את חתך התנועות כך שיגבלו למחסן מסוים.

אם אינכם יודעים לזהות את הפריטים המיוחדים, יש לפעול לאחר הצגת ההודעה באופן הבא: עוברים ללשונית תנועות הספירה בוחרים בכפתור פעולות נוספות > רשימת פריטים מיוחדים בחתך. 

51

פריט מיוחד מסוג: מספר טבוע

המסמך, עדכון בעקבות ספירה, אינו חל על פריטים בעלי מספר טבוע. אם חתך הפריטים כולל פריטים טבועים התוכנה מדלגת עליהם. כאשר פריט הוא בעל מספר טבוע, הכמות מכל מספר טבוע היא יחידה אחת. כדי לספור פריטים טבועים, יש להפיק דוח של רשימת המספרים הטבועים במלאי, ולבדוק האם כל הפריטים הטבועים קיימים. אם חסרים מספרים טבועים, יש להפיק תעודת יציאה מהמלאי.

תנועות הספירה

לשונית זו היא מסך העבודה הראשי. היא מציגה את היתרות של הפריטים (לפי החתך שנקבע בלשונית חתך התנועות לספירה). בלשונית זו רושמים את היתרות שנספרו.

7

  • אסמכתא – עדכון בעקבות ספירת מלאי הוא מסמך שנרשם בתנועות המלאי, וכמו המסמכים האחרים יש לו סדרת ספרור (הספרור נקבע במסך הגדרות חברה). אולם בניגוד למסמכים אחרים, ניתן לשמור רק מסמך ספירה אחד בקובץ זמני. אם קיים מסמך בקובץ זמני, חשבשבת פותחת מסמך זה. אם לא קיים מסמך ספירה בקובץ זמני התוכנה פותחת מסמך חדש. בסעיף הנוכחי התוכנה מציגה את מספר המסמך.
  • מספר – מספר סידורי של השורה במסמך.
  • פריט/ שם פריט – מפתח הפריט ושם הפריט.
  • אצווה/ תוקף/איתור – כאשר ניהול המלאי של פריט מסוים הוא לפי אצווה, או לפי איתור, או לפי תאריך פג תוקף (וכאשר בלשונית חתך הספירה הנ”ל נקבע מספר מחסן ספציפי), התוכנה מפרטת את היתרה לכל אצווה, או לכל איתור או לכל תאריך. בסעיפים אלו יוצגו בהתאמה מספר האצווה, תאריך פג תוקף או האיתור של הפריט.
  • יתרה בספרים – היתרה לפי הנתונים בקובצי המחשב. אם היתרה היא בלתי סבירה, כדאי לבדוק את חתך התנועות כפי שנקבע בלשונית חתך התנועות לספירה. ניתן לעדכן את החתך (הסבר ניתן למצוא בהמשך).
  • יתרה בספירה – היתרה כפי שנספרה בפועל. ברירת המחדל היא שהיתרה בספירה מתאימה ליתרה בספרים. לכן, יש לרשום את תוצאות הספירה רק כאשר יש אי התאמה.
  •  הפרש – ההפרש בין היתרה בספרים לבין היתרה בספירה.
  • אחוז סטייה – ההפרש יחסית ליתרה במלאי או יחסית לנתונים באחד משדות סכום נוסף.
  • חריג – התוכנה מסמנת את השורות בהן הסטייה היא חריגה, על פי מה שנקבע בלשונית תנועות הספירה. ניתן לתקן את הרישום בטור זה ע”י שינוי % הסטייה החריגה, בלשונית חתך התנועות לספירה. אם שדה זה אינו מופיע במסך מומלץ להוסיפו באמצעות כפתור עיצוב הגליון הדינמי.
  • לעדכן – התוכנה תרשום תנועות עדכון בעקבות ספירה עבור השורות המסומנות בטור זה. ברירת המחדל היא: התוכנה תרשום תנועות עבור כל השורות שיש בהן סטייה, למעט אלו שבהן הסטייה חריגה. ניתן לתקן את הרישום בטור זה, כלומר ניתן לקבוע באופן ידני עבור אילו שורות התוכנה תרשום תנועות עדכון בעקבות ספירה.

לאחר שמסיימים לעדכן את השורות ניתן לבחור בכפתור הפקה. חשבשבת תרשום תנועות עדכון בעקבות ספירה עבור כל שורה שסומנה בטור לעדכן. התנועות יהיו כניסות למלאי או יציאות מהמלאי, כך שלאחר תנועות אלו היתרה בספרים תתאים ליתרה בספירה. כל עוד לא בוחרים בכפתור הפקה, המסמך נשאר במאגר זמני.

 

לפני שבוחרים בכפתור הפקה, כדאי לעיין בלשונית נתונים לתנועת העדכון. בלשונית זו  קובעים את הערכים שיופיעו בתנועות הכניסה למלאי והיציאה מהמלאי שלעיל (הסבר להלן).

 

המלצה: אם היתרה בספירה גבוהה מהיתרה בספרים, ואם ההפרש הוא גדול, מומלץ לא לתקן את ההפרש באמצעות תנועות עדכון בעקבות ספירה. הסיבה: תנועות עדכון בעקבות ספירה אינן מסמך רכש מספק, ולכן בעת הפקת דוח חישוב ערך מלאי עלול להיות מחסור בתנועות רכש מספקים. מומלץ לבדוק מה מקור העודף ולרשום תנועות כניסה מספק או תנועות יתרת פתיחה עם המחיר המתאים. יש לזכור כי ערך המלאי הוא חלק מההכנסות של העסק, ולכן, הגדלת הכמות במלאי גוררת הגדלת הכנסות (ובעקבות זאת הגדלת הרווח בדוח רווח והפסד).

 

עדכון חתך התנועות

כאמור, אם הכמויות בטור יתרה בספרים אינן סבירות, מומלץ לעבור ללשונית חתך התנועות לספירה ולבדוק האם חתך התנועות נרשם כהלכה. אם מתגלה טעות יש לבחור בכפתור שינוי חתך (הכפתור פעיל רק לאחר שנאספו התנועות לספירה).

8

בחלון זה ניתן לתקן את חתך התנועות. לאחר מכן בוחרים בכפתור הפעלה. חשבשבת תעבור פעם נוספת על תנועות המלאי ותעדכן את הכמויות בטור יתרה ספרים ואת % הסטייה. התוכנה לא תשנה את הכמויות שנרשמו בטור יתרה בספירה.

נתונים לתנועות העדכון

בלשונית הנוכחית קובעים את הערכים שיירשמו בתנועות הכניסה והיציאה מהמלאי, כך שהיתרה בספרים תתאים ליתרה בספירה.

9

בשדות מחסן, סוכן, סניף ו-פרטים מומלץ לרשום ערכים בהתאם לחתך התנועות לספירה. לדוגמה: אם ספירת המלאי היא במחסן 2, אזי יש לרשום 2 בשדה מחסן.

בשדה מחיר קובעים את המחיר בתנועות המלאי. מבחינה חשבונאית המחיר הנכון הוא מחיר ערך מלאי (ולכן, זו ברירת המחדל). מחיר ערך מלאי הוא המחיר ליחידה כפי שנקבע בעת הפקת דוח ערך מלאי האחרון (זאת בתנאי שהופק דוח לחישוב ערך מלאי ועודכן מחיר ברשומת הפריט). ניתן לבחור במחיר אחר. אם בוחרים בסעיף מחירונים, חשבשבת מציגה חלון בו בוחרים את המחירון המתאים.

 

הנתונים הנרשמים בלשונית זו חלים על כל תנועות עדכון בעקבות ספירה. אם מעוניינים לשנות את הנתונים של תנועה מסוימת, יש להציב את הסמן על השורה של הפריט הנדון (בלשונית תנועות הספירה) ולעבור ללשונית נתוני הפריט (הסבר להלן).

נתוני הפריט

לשונית זו מיועדת לשתי מטרות:

  1. צפייה בנתונים נוספים של פריט מסוים.
  2. תיקון נתונים בתנועת העדכון של פריט מסוים.

כדי לדפדף בין הפריטים משתמשים בכפתורי החצים (בצידו הימני העליון של המסך). דרך נוספת: בלשונית תנועות הספירה, מציבים את הסמן בשורת הפריט ועוברים ללשונית נתוני הפריט.

55

השדות האפורים (שדות לקריאה בלבד) מציגים מידע נוסף אודות הפריט: שם, יחידת מידה, נפח, משקל, יתרה במלאי וכד’.

השדה מחיר מציג את המחיר שנקבע בלשונית נתונים לתנועות העדכון (כפי שהוסבר בסעיף הקודם). בסעיף סה”כ בשורה מציגה התוכנה את סכום התנועה בשקלים (מחיר X כמות X שער). בחלון זה ניתן לתקן את המחיר, המטבע, השער וסה”כ בשורה.

 

סדר העבודה הנכון הוא:
תחילה מעדכנים את הנתונים בלשונית נתונים לתנועות העדכון, ורק לאחר מכן מתקנים את הדרוש תיקון בלשונית נתוני הפריט. אם מעדכנים מחיר בלשונית נתוני פריט ולאחר מכן עוברים ללשונית נתונים לתנועות העדכון ומעדכנים מחיר, אזי המחיר שישמר הוא זה שנרשם בנתונים לתנועת העדכון (משום שהנתונים הנשמרים בלשונית נתונים לתנועות העדכון חלים על כל השורות במסמך).

ניתן להפיק כרטסת תנועות מלאי של הפריט באופן הבא: מציבים את הסמן על מפתח הפריט ומתוך תפריט הקליק הימני בוחרים בסעיף כרטסת פריט.

 

פעולות נוספות

להלן רשימת הפעולות הנוספות שניתן להפעיל בלשונית תנועות הספירה:

56

חיפוש פריט

מסמך עדכון בעקבות ספירה יכול להכיל כמות גדולה מאוד של פריטים (בהתאם לחתך הפריטים שנקבע). אם מעוניינים לאתר פריט מסוים ניתן להשתמש בסעיף זה. התוכנה מציגה חלון בו יש לרשום את מפתח הפריט. ניתן להפעיל חיפוש מחלון זה באמצעות קליק ימני או מקש F7.

 

סיכום כמויות באיתורים שונים

אם פריט מסוים נמצא בכמה איתורים (מבלי שמנהלים מלאי לפי איתור), ניתן להשתמש בסעיף זה לרישום הכמות בכל איתור. הכמות בספירה היא הכמות הכוללת.

57

לאחר שמקליקים על פתור סיום חשבשבת מעדכנת את הכמות במסמך הספירה.

 

רשימת פריטים מיוחדים בחתך

כאמור, עבור פריטים מיוחדים מסוג אצווה, איתור ופג תוקף יש לבצע עדכון ספירת מלאי למחסן מסוים. אם בעת הגבלת חתך הספירה הופיעה ההודעה הבאה: ‘ספירה לפריטים מיוחדים מוגבלת למחסן יחיד. צפה בפריטים בתפריט פעולות נוספות’, ניתן לבחור בסעיף זה על מנת להציג את רשימת הפריטים המיוחדים בחתך הפריטים שנבחרו.

58

 

איפוס יתרות הפריטים בספירה

באמצעות סעיף זה מאפסים את כמויות כל הפריטים שבחתך, כך שבשדה יתרה בספירה ירשם 0.  לדוגמה, רוצים לאפס את כל הכמויות במחסן מסוים. לפני ביצוע האיפוס מומלץ לרשום 100% בסעיף סטייה חריגה בלשונית חתך התנועות לספירה. התוכנה תרשום תנועות הפרש שלאחריהן היתרה של כל הפריטים במחסן הנדון יהיו אפס.

עדכון יתרת אריזות

ישנם עסקים שמנהלים את המלאי בשתי יחידות מידה. לדוגמה, יצרנים של פרופילי אלומיניום נוהגים לנהל את המלאי הן לפי מטר אורך והן לפי משקל (המשקל למטר אורך אינו קבוע). חשבשבת מאפשרת לעסקים אלה לרשום במסמכים שתי כמויות – כמות אחת בשדה כמות, וכמות נוספת בשדה אריזות. בעת ספירת המלאי עסקים אלה יכולים לספור את המלאי בשתי יחידות המידה. בוחרים בסעיף הנוכחי כדי לרשום את הספירה לפי שדה אריזות.

עדכון שורות חריגות

כאשר בוחרים בסעיף זה התוכנה מסמנת את טור עדכון בכל השורות שבהן הסטייה היא חריגה (בניגוד לברירת המחדל של התוכנה).

ביטול עדכון שורות חריגות

ביטול הפעולה שהוצגה בסעיף הקודם.

 

פרטי ההדפסה

באמצעות סעיף זה קובעים מה יודפס (כאשר בוחרים בכפתור הפקה) ובכמה עותקים. האפשרויות הן:

הדפסת כל השורות – המסמך יפרט את כל השורות שנספרו.

הדפסת השורות שיעודכנו בלבד – המסמך יפרט רק את השורות בהן נמצאה סטייה (ואשר סומנו בטור עדכון).

ביטול עדכון בעקבות ספירת מלאי

באמצעות סעיף זה ניתן לבטל את תנועות העדכון שנרשמו בספירת מלאי קודמת. חשבשבת מציגה את החלון הבא:

14

 

בחלון זה רושמים את מספר האסמכתא ואת תאריך הספירה שמעוניינים למחוק, ובוחרים בכפתור הפקה. לאחר המחיקה לא ניתן לשחזר את תנועות הספירה שנמחקו.

הערה: אם הספירה שנמחקה אינה הספירה האחרונה, אזי תנועות העדכון של הספירות שלאחריה עלולות להיות לא נכונות. הסיבה: כאשר מוחקים ספירה, מוחקים תנועות כניסה ויציאה מהמלאי, וע”י כך משנים את היתרה שהייתה בעת הספירה הבאה. מומלץ אם כן לבצע ספירה חדשה.

יצוא תנועות הספירה / יבוא תנועות הספירה

סעיפים אלו מיועדים לעסקים העושים שימוש במסופונים. באמצעות סעיפים אלו מייצאים את תנועות הספירה למסופון וקולטים את תנועות הספירה מהמסופון.

 

ביטול יצוא תנועות

פעולה זו מבצעת מחיקה של יצוא תנועות הספירה שהתבצע למסופון וטרם נקלט במסופון.

15


הפקת העתק משוחזר למסמך עדכון אחרי ספירה 

 ניתן לדפדף בהעתק למסמך עדכון אחרי ספירה באופן הבא:

  • נכנסים לאחד מהמסמכים בתוכנה, לדוגמה: חשבונית מס.
  • בוחרים בכפתור קובץ קבוע.
  • בסעיף סוג מסמך בוחרים: עדכון אחרי ספירה.
  • הכמות המוצגת במסמך היא ההפרש בספירה.

המסמך מודפס עם פורמט הדפסה ייחודי למסמך זה שהוגדר מראש.

ביכולתכם לתכנן פורמט הדפסה אחר באמצעות מחולל המסמכים. למחולל נוספו השדות הבאים:
שדה מקובץ תנועות > כמות שנספרה.

הוסף שדה נוסחה > שדות מוגדרים מראש > כמות בספרים.

ניתן לתכנן ולהציג את הפורמט בתנאי שנבנה על בסיס פורמט כללי, ת.משלוח, הזמנה/הצעת מחיר.

דוח לחישוב ערך מלאי

דוח ערך מלאי מפרט את השווי של מלאי החברה. ערך המלאי עובר למאזן ולדוח רווח והפסד, ולכן, יש להקפיד במיוחד על דיוק הנתונים בדוח. טעות בחישוב ערך המלאי עלולה לגרום לטעות בחישוב ההכנסות והרווחים של החברה.

דוח ערך מלאי מחשב את עלות המלאי לפי שתי השיטות המקובלות מבחינה חשבונאית:

  •   FIFO
  •   ממוצע נע

שיטת החישוב נקבעת ע”י רואה החשבון של החברה.

שיטת FIFO, מניחה שבכל מכירה העסק מוכר את המלאי הישן ביותר. לפי שיטה זו במלאי נמצאים הפריטים החדשים ביותר, ולכן עלות המלאי מורכבת מהקניות האחרונות.

שיטת ממוצע נע, מניחה שבכל מכירה העסק שולף את הפריטים הנמכרים באקראי. לפי שיטה זו כאשר העסק מקבל מלאי חדש, מלאי זה “מעורבב” עם המלאי הקיים, ולכן בכל עת ערך המלאי הוא הממוצע המשוקלל של ערך המלאי הקודם וערך המלאי בקנייה האחרונה.

בשתי השיטות מחירי העלות נקבעים לפי מסמכי הרכש בלבד. מסמכי המכירה אינם משפיעים על מחירי העלות (אלא על הכמות בלבד). מסמכי הרכש העיקריים הם: חשבונית רכש, ייבוא, דוח ייצור ותנועות מלאי של יתרת פתיחה.

הערה: בתקופת אינפלציה ערך המלאי בחישוב לפי שיטת ממוצע נע הוא בדרך כלל נמוך יותר (ולכן גם הרווחים נמוכים יותר) מערך המלאי לפי שיטת FIFO.

להפקת הדוח בוחרים בתפריט דוחות בסעיף דוחות מלאי. בחלון זה בוחרים בדוח חישוב ערך מלאי. חשבשבת מציגה את החלון הבא:

16

 

להלן הסברים אודות הסעיפים השונים בחלון זה:

  • מיון, חתך, מפתח – בסעיפים אלו קובעים מהו חתך הפריטים עבורו יופק הדוח. ניתן להגביל קוד מיון, חתך ומפתח פריט.
  • פעיל / לא פעיל – בסעיף זה קובעים האם חישוב ערך המלאי יתבצע לכלל הפריטים, לפריטים פעילים בלבד או לפריטים לא פעילים בלבד.
  • תאריך לחישוב ערך מלאי – המועד לגביו מפיקים את הדוח. תאריך זה יכול להיות מוקדם יותר מהתאריך הנוכחי. לדוגמה, חישוב ערך מלאי לסוף השנה הקודמת.
  • הגבלה למחסנים – כאשר מגבילים את החישוב למחסן מסוים (או לקבוצת מחסנים), מסמכי הרכש כוללים גם תנועות כניסה של העברה בין מחסנים (כאשר החישוב אינו מוגבל במחסנים התוכנה מתעלמת מתנועות העברה בין מחסנים).
  • שיטת החישוב – בסעיף זה קובעים האם חישוב ערך המלאי יתבצע בשיטת FIFO או בשיטת ממוצע נע.
  • מחיר שיודפס – סעיף זה רלוונטי רק להפקת דוח בשיטת ממוצע נע.

    בשיטת הממוצע הנע בכל תנועה של רכש למלאי מחיר ממוצע מחושב באופן הבא:

    ערך מלאי קודם + (כמות X  מחיר בתנועה)

    יתרת פריט

    בסעיף הנוכחי בוחרים איזה מחיר יודפס בטור מחיר ליחידה:
    מחיר בתנועת המלאי – המחיר כפי שהופיע במסמך.
    מחיר ממוצע נע – המחיר שהתוכנה מחשבת.

  • מה להדפיס –      

          תנועות+סיכומים – לכל פריט יוצגו כל המסמכים שנלקחו לחישוב תוך פירוט נתונים אודות תנועת המלאי             של המסמך כדוגמת: מחיר תאריך, אסמכתא, מחיר ליחידה וכמובן ערך המלאי בכל שורה.

          סיכומים בלבד – לכל פריט תוצג שורה אחת הכוללת: כמות, מחיר וערך מלאי.

          סיכום כללי – הדוח יכלול סיכום כללי של ערך המלאי לכל הפריטים עבורם הופק הדוח.

  • עדכון קובץ הפריטים – מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שחשבשבת תעדכן את מחיר ערך המלאי שחושב בדוח זה ברשומת הפריט. המחיר ישמש כמחיר הפריט במסמך העברה בין מחסנים, עדכון אחרי ספירה ולחישוב מחירי עץ הייצור באמצעות תמחיר ייצור.
  • גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת – כברירת מחדל, מודפסת לכל פריט שורה אחת. אם קיימים נתונים החורגים מרוחב השדה שהוגדר בדוח מסמנים סעיף זה על מנת שיודפסו בשורה נוספת.

כאמור, שתי שיטות החישוב מחשבות את מחיר העלות של הפריטים, והן מתאימות לדרישות החשבונאיות. ניתן כמובן לחשב את ערך המלאי בדרכים נוספות, לצרכים ניהוליים. לדוגמה, ניתן לחשב את ערך המלאי לפי אחד ממחירוני הפריט. דוח כזה מפיקים באמצעות מחולל הדוחות. יש לבנות את הדוח במחולל יתרה ולכלול את הטורים הבאים: קוד מיון, מפתח פריט, שם פריט, יתרה לתאריך, מחיר המחירון, מכפלה של היתרה במחיר המחירון.

כיצד חשבשבת ERP מתייחסת למסמכי ייבוא בדוח לחישוב ערך מלאי?

 כאשר מתבצעת כניסה למלאי מיבוא, דוח ערך מלאי מבחין בין פריטים ששוחררו ממחסן ערובה לבין פריטים שטרם שוחררו.

 מחסני ערובה הם מחסנים בהם נשמרים פריטים המיובאים מחו”ל. כל עוד הפריטים במחסן ערובה לא משלמים עליהם מכס. לכן, עלות הפריטים ששוחררו ממחסן הערובה גבוהה מעלות הפריטים הנמצאים במחסן ערובה. כידוע, דוח ערך מלאי מחשב את עלות הפריטים לפי הכניסות למלאי. כאשר חלק מהכמות נמצאת במחסן ערובה ישנם שני סוגים של כניסות למלאי – כניסות למחסן ערובה, וכניסות למחסן הרגיל (בעת השחרור ממחסן ערובה). אם “מערבבים” את הכניסות האלה יחד, חישוב ערך מלאי עלול להיות שגוי. לכן, כדי שהחישוב יהיה מדויק, התוכנה עורכת חישוב ערך מלאי נפרד לפריטים ששוחררו ממחסן ערובה, וחישוב ערך נפרד לפריטים שעדיין נמצאים במחסן ערובה, כאילו מדובר בשני פריטים שונים.

להלן דוגמה לדוח לחישוב ערך מלאי הכולל את ההבחנה הנידונה:

17

החלק העליון של הדוח מציג את תנועות המלאי של הפריט ששוחרר ממחסן ערובה. מחיר העלות של פריטים אלה כולל את עלויות השחרור (שהועמסו על הפריט). בחלק התחתון הכותרת היא הפריט הנ”ל במחסן ערובה בצירוף מפתח הפריט. בחלק זה מוצגים הכניסות למחסן ערובה והשחרורים ממחסן הערובה. המחיר בתנועות אלה הוא המחיר ללא עלות המכס. בשני הדוחות המחיר הוא בשקלים (מחירי מט”ח מתורגמים לשקלים, משום שדוח ערך מלאי אמור להיות במטבע אחד).

שגיאות בעת הפקת דוח לחישוב ערך מלאי

 בעת הפקת חישוב ערך מלאי, חשבשבת עלולה להודיע על השגיאות הבאות:

אין מספיק קניות לחישוב

שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת FIFO ויתרת המלאי קטנה מהסכום של כל הקניות שנמצאות בקובץ (כולל יתרת פתיחה). סיבה אפשרית: המלאי נובע מחשבונית זיכוי. במקרה זה יש לתקן באמצעות רישום שתי תנועות מלאי – תנועת יציאה כללית שמבטלת את חשבונית הזיכוי ותנועת יתרת פתיחה.

בתאריך dd/mm/yy הערך מלאי שלילי. לא ניתן לחשב ערך מלאי

שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע, ובאחד הימים יתרת המלאי היא שלילית. כאשר היתרה שלילית אין משמעות לחישוב בשיטת הממוצע הנע. יש לתקן את רישומי המלאי באמצעות תנועות מלאי או ע”י הפקת המסמכים הרלוונטיים.

אין כניסות רכש בתחילת החישוב

שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע, ולפריט לא נרשמו כלל כניסות למלאי. אם קובץ הפריטים כולל פריטים בגינם לא מנהלים מלאי, כדוגמת פריט שירות, יש להוציא אותם מחתך הפריטים בדוח ערך מלאי.

 

התאמות בנקים וניתוח יתרות

בתוכנת חשבשבת ERP התאמות הבנקים וניתוח היתרות של כרטיסי החשבון מתבצעים ברצף. לדוגמה, שקים שהיו פתוחים בקופת השקים נכון לתאריך 31/12/13 יסגרו במהלך שנת 2014. התוכנה מאפשרת להפיק דוח שמפרט מה היה הרכב השקים הפתוחים בקופה נכון לתאריך 31/12/13.

תוכנת חשבשבת חלונות כוללת 2 דוחות:  

1. דוח התאמות בנק.

2. דוח ניתוח כרטיסים.

 הפקת הדוחות מתבצעת מתוך תפריט דוחותדוחות הנה”ח:

18

להפקת דוח התאמות המפרט את התנועות שהיו פתוחות נכון לתאריך מסוים מסמנים בחלון הנ”ל את הסעיף: הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד תאריך אסמכתא: dd/mm/yy.

בסעיף זה מציינים את התאריך עבורו מעוניינים לדעת את הרכב התנועות הפתוחות, בדוגמה הנ”ל: 31.12.14. חשבשבת תציג דוח המפרט את התנועות הפתוחות נכון לתאריך זה, גם אם התנועות נסגרו במהלך שנת הכספים 2015.

על מנת שנתוני הדוח יוצגו בצורה תקינה חובה לפעול בהתאם לכללים החשבונאיים המקובלים בעת ביצוע התאמת בנק. כלומר, ניתן לבצע בהתאמה אחת סגירה של תנועות משנת 2014 מול תנועות משנת 2015 (לדוגמה: הפקדה שהתבצעה ב- 30.12.14 ובאה לידי ביטוי בבנק רק ב- 1.1.15), אך לא ניתן באותה התאמה לכלול גם תנועות סגירה משנת 2015 בלבד.

 

איתור המחאות בקופה – שקים משנת 2014 טרם הופקדו

בסוף שנת מס יש לפרט את השקים בקופה נכון לתאריך 31.12.2014. את הדוח הבא ניתן להפיק כל זמן שהשקים טרם הופקדו לבנק.

להפקת דוח המפרט את השקים בקופה יש לבחור בתפריט דוחות > דוחות קופה > איתור המחאות בקופה. בחלון הבא לא מגבילים חתך ועוברים ללשונית השנייה חתך השדות:

19

בחלון זה יש להגביל תאריך קבלה עד – 31.12.14 (סוף שנת הכספים).

20-2

ברירת המחדל היא מיון השקים לפי תאריך המחאה והדפסה למסך. אם ברצונם לשנות נתונים אלו יש לבחור בלשונית מאפייני הדפסה.

להצגת הנתונים יש לבחור בכפתור הפקה.

הערה: אם ברצונכם להציג דוח נפרד לשקים שתאריך פירעונם הוא שנת 2014 ודוח אחר לשקים שתאריך פירעונם בשנת 2015 תוכלו לעשות זאת באמצעות הגבלת השדה תאריך המחאה (במסך חתך שדות הראשון).

דוח ניתוח כרטיסים – להצגת המחאות בקופה נכון לתאריך 31.12.14

יעיל לעסקים שהפקידו שקים דחויים משנת 2014 בשנת 2015

כאמור, חשבשבת היא תוכנה רב שנתית, ולכן ניתן להמשיך לעבוד כרגיל. עסקים שהספיקו להפקיד שקים דחויים משנת 2014 בשנת 2015 אינם יכולים להפיק דוח המחאות בקופה.
שק שהופקד נרשמת בגינו התאמה באופן אוטומטי. על מנת לאתר את מצב הקופה נכון לתאריך 31.12.2014 יש לפעול באופן הבא:

בתפריט דוחות הנה”ח > דוחות התאמות וניתוח כרטיסים > דוח ניתוח כרטיסים

21

בחלון דוח זה יש לבצע את ההגבלות הבאות:

 מפתח חשבון: בסעיף זה רושמים את מפתח החשבון של כרטיס קופת שקים בו משתמשים במערכת הקופה.

 יש לסמן את הסעיף הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד לתאריך ולציין בתאריך 31.12.2014. סימון סעיף זה גורר הצגת תנועות שהיו פתוחות נכון לתאריך 31.12.14 על אף שבשלב זה יתכן והתנועות כבר נסגרו.

 ברירת המחדל של דוח זה היא הצגת נתונים בשקלים. בכרטיסים המנוהלים במט”ח יש לסמן את הסעיף סכום במט”ח ולבחור את המטבע הרצוי.

 כעת עוברים ללשונית מאפייני הדפסה.

22

בחלון זה קובעים להיכן יודפס הדוח, כמו כן ניתן לקבוע באמצעות חלון זה:

 מיון התנועות הפתוחות לפי: ברירת המחדל היא הצגת התנועות הפתוחות לפי תאריך. דוח זה מציג את  רשימת השקים הפתוחים לפירעון עתידי, כדאי להפיק את הדוח ממוין על פי תאריך ערך.

 הצגת שדה אסמכתא: בסעיף זה קובעים האם תוצג אסמכתא 2 או אסמכתא 3 בדוח. מספר הקבלה נרשם בחשבשבת באסמכתא 2 ולכן מומלץ להציג שדה זה בדוח.

 להצגת נתוני הדוח יש לבחור בכפתור הפקה.

23

 

העברת הכנסות והוצאות

תוכנת חשבשבת ERP מסוגלת לנהל בקלות מסדי נתונים (חברות) המכילים מיליוני תנועות. לפיכך, המלצתנו היא לנהל את החברות באופן רב שנתי. כלומר, אין צורך לפתוח חברה מדי שנה כי אם להמשיך לעבוד ברצף על נתוני החברה. יחד עם זאת, יש לאפס בתחילת שנת המס החדשה את יתרת הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות). לשם כך נועדה התוכנית העברת הכנסות. קודם הפעלת סעיף זה יש לקבוע מספר הגדרות בסיסיות בהגדרות החברה.

יש להפעיל את סעיף העברת הכנסות רק לאחר שנרשמו כל המסמכים ופקודות היומן הרלוונטיים לכרטיסי ההכנסות וההוצאות בשנת 2014.

להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

הגדרות כלליות

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בלשונית: הגדרות כלליות – המשך:

24

החלק השמאלי של חלון זה מתייחס לנושא העברת הכנסות. להלן הסברים אודות השדות בחלון זה:

  •  סגירת שנה לפי – בסעיף זה בוחרים האם סגירת השנה תתבצע לפי תאריך האסמכתא (שכיח יותר) או לפי התאריך הנוסף בפקודת היומן (שיטה זו מתאימה בעיקר לחברות ציבוריות).
  • להתריע על העברות שנה שיש לבצע – מסמנים סעיף זה כאשר מעוניינים שהתוכנה תציג התרעה באם לא תתבצע העברת שנה בתאריך ההעברה שמופיע בסעיף ‘תאריך העברה הבא’.
  • הצגת הודעת התרעה – סעיף זה מופיע רק כאשר מסמנים את הסעיף הקודם. הסעיף קובע את מספר הימים לאחר תאריך ההעברה הבא שבו תוצג הודעה על העברת שנה שיש לבצע.
  •  חשבון עודפים – חשבון העודפים הוא הכרטיס אליו מועברות יתרות הכרטיסים התוצאתיים. בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים.
  • חשבון עודפים IFRS – סעיף זה מיועד לחברות המיישמות את תקן IFRS (תקן דיווח המוסיף רווחים או הפסדים משערוך נכסים להשקעה) ומעוניינות להעביר את יתרת הכרטיסים התוצאתיים של IFRS להון ועודפים. גם בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים.
  • תדירות העברת שנה – בסעיף זה קובעים כל כמה זמן מבצעים סגירת שנה: שנתי (פעם בשנה), רבעוני (פעם ברבעון), או חודשי (מדי חודש).
  • תאריך ההעברה הבאה – התאריך הבא בו יש לבצע העברת שנה. תאריך זה מתעדכן באופן אוטומטי בעת ביצוע העברת השנה על פי התדירות שנקבעה בסעיף הקודם. יחד עם זאת, ניתן לעדכן ידנית את תאריך ההעברה הבאה.

בדיקת אינדקס חשבונות

תוכנית העברת הכנסות מאפסת את יתרת הכרטיסים התוצאתיים. כרטיס תוצאתי הוא כרטיס שהחשבון הראשי שלו הוא אחד מהחשבונות הראשיים הבאים:

  • הוצאות
  • הכנסות חייבות במע”מ
  • הכנסות פטורות ממע”מ
  • מימון / ריבית
  • הכנסות חייבות במע”מ ופטורות ממקדמות
  • הכנסות פטורות ממע”מ ופטורות ממקדמות
  • הכנסות פטורות שאינן מדווחות למע”מ
  • עסקאות חייבות שדווחו
  • עסקאות פטורות שדווחו
  • הכנסות חשבונית עצמית
  • הפרשי שער / תרגום
  • עמלות בנק

לפני שמפעילים את תוכנית העברת הכנסות מומלץ להפיק אינדקס חשבונות ולוודא שהגדרת החשבונות הראשיים תקינה.

בתפריט דוחות דוחות הנה”ח בוחרים בדוח: אינדקס חשבונות.

25

בטור חשבון ראשי מוודאים שלכל כרטיס חשבון משויך החשבון הראשי המתאים (בהתאם לרשימה הנ”ל). חובה לוודא שאין כרטיסים אחרים שבטעות הוגדר להם חשבון ראשי מקבוצת החשבונות הראשיים.

העברת הכנסות והוצאות

לפני שמפעילים את סעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות חובה לבצע בדיקת נתונים ולוודא שנתוני החברה תקינים. אם הבדיקה לא הסתיימה בהצלחה, יש לפנות לסניף השירות ולטפל בשגיאות שפורטו.

בתפריט הנהלת חשבונות בוחרים בסעיף העברת הכנסות. חשבשבת מציגה את המסך הבא:

26

להלן הסבר אודות השדות בחלון זה:

  • סגירת שנה לפי:  בסעיף זה מציגה התוכנה את התאריך לפיו מתבצעת העברת השנה. הגדרה זו נקבעה כאמור בהגדרות הכלליות
  • יתרת כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך – בשדה זה יופיע התאריך שהוגדר בהגדרות החברה. ניתן לבחור תאריך שונה.
  • חשבון יתרת מאזן – מפתח חשבון של כרטיס עודפים כפי שהוגדר בהגדרות חברה. ניתן לרשום חשבון אחר בתנאי שהחשבון הראשי של הכרטיס הוא עודפים.
  • חשבון יתרת מאזן IFRS – ניתן להעביר יתרות כרטיסים תוצאתיים של IFRS להון ועודפים. מפתח החשבון המופיע בסעיף זה הוא בהתאם להגדרה בהגדרות החברה.
  • פרטים לתנועות – בסעיף זה מופיעים שלושה תאריכים, שלוש אסמכתאות ופרטים לפקודת היומן. ברירת המחדל של התאריכים היא על פי המוגדר בהגדרות הכלליות של החברה.

לפני שמפעילים את התוכנית חובה להפיק דוח בדיקה לפני הפקה (במהדורות קודמות יש ללחוץ על כפתור המדפסת המופיע בחלק הימני העליון של המסך).

72

להצגת נתוני הכרטיסים שעבורם תועבר יתרה לחשבון העודפים בוחרים בכפתור הפעלה. עסקים המעבירים גם יתרות עבור כרטיסי IFRS יסמנו את הסעיף להציג טורים IFRS.

דוח יתרות כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך:

28

דוח זה מציג את רשימת הכרטיסים התוצאתיים ומפרט את יתרתם השקלית ויתרת המט”ח. רק לאחר בדיקת נתוני הדוח ניתן להפעיל את תוכנית העברת הכנסות. אישור נתוני הדוח יתבצע ע”י רואה החשבון של החברה.

יש לוודא שכל הכרטיסים הרלוונטיים מופיעים ושהיתרות תקינות.

להעברת יתרת כרטיסי ההכנסות וההוצאות בוחרים בחלון העברת יתרות הכנסות והוצאות בכפתור הפעלה. בסיום הפעולה התוכנה חוזרת למסך הראשי.

לא ניתן להפעיל אפשרות זו אם קיימות מנות במאגר זמני המכילות תנועות הרלוונטיות לשנת המס הנוכחית. במקרה זה תוצג ההודעה הבאה: ‘יש מנות במאגר זמני בתאריך נמוך מתאריך ההעברה, יש לקלטן לפני פעולה זו’. בחירה בכפתור אישור מציגה חלון ובו פירוט התנועות במאגר זמני. בחלון זה מידע גם אודות מספר התנועה והמנה בה נמצאות התנועות. ניתן להדפיס רשימה זו ע”י בחירה בכפתור המדפסת. רק לאחר קליטת כל התנועות לקובץ הקבוע ניתן לבצע העברת הכנסות והוצאות.

 

 75 כדאי לדעת!

  1. תנועות העברת הכנסות נרשמות למנה 9998. התנועות במנה זו נרשמות לקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות כתנועות חד-צדיות. בכרטיסים המנוהלים במספר מטבעות, רושמת התוכנה פקודת יומן נפרדת לכל מטבע.
  2. העברת הכנסות מתבצעת כאמור לכרטיסים תוצאתיים בלבד. חשבשבת קובעת האם כרטיס חשבון הוא תוצאתי בהתאם להגדרת החשבון הראשי של כרטיס החשבון.
  3. 76  בחירה בכפתור זה מציגה את רשימת סגירות השנה שבוצעו עד כה.
    29
  4. במקרים בהם נרשמו תנועות לתאריכים עבורם התבצעה סגירת שנה מציגה חשבשבת בסעיף פרטים את ההודעה: ‘נוספו תיקונים לאחר התאריך’. במצב זה יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו תאריך.
  5. ביטול העברה לתאריך אחרון. כפתור זה משמש לביטול העברת השנה האחרונה שבוצעה. ביטול העברה נרשם באמצעות פקודת סטורנו בהיפוך סימן. מומלץ לא לבצע ביטול העברה אחרונה ! במקרים בהם נרשמו תנועות יומן נוספות (לאחר שבוצעה העברת הכנסות והוצאות) יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו תאריך. חשבשבת תרשום תנועות העברת שנה נוספות עבור הסכום הנוספים. ביטול העברה אחרונה מבצעים רק כאשר סגירת השנה נרשמה לתאריך שגוי.
  6. התייחסות לתנועות סגירת שנה אפשר למצוא בדוחות הנה”ח ובמחוללים. בדוחות התווספו האפשרויות הבאות:
  • כולל תנועות העברת הכנסות – כאשר בוחרים באפשרות זו יתרת הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים היא 0.
  • לא כולל תנועות העברת הכנסות – התוכנה תתעלם מהעברת הכנסות. מיועד למקרים בהם מעונינים להפיק דוחות רציפים. לדוגמה: דוח מכירות המציג בכל טור את יתרת המכירות לכל שנה.
  • כולל תנועות העברת הכנסות עד לתאריך – מיועד למקרים בהם מעונינים להתייחס להעברת הכנסות עד לתאריך מסוים.  לדוגמה התבצעה סגירת הכנסות לשנת 2014, אך מעונינים להציג דוח רווח והפסד לשנת 2014.

כיצד מטפלים בחשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת הכנסות ומתייחסות לשנת הכספים הקודמת?

חשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת ההכנסות רושמים בתוכנה באופן רגיל באמצעות פקודות יומן או באמצעות מסמכי רכש.

 חשבשבת מנהלת מעקב פנימי אחר סגירות השנה שהתבצעו. כאשר התוכנה מזהה שנרשמו תנועות בתאריך הקודם לתאריך העברת הכנסות היא מציגה הודעה מתאימה. מעקב זה בא לידי ביטוי הן בקליטת פקודות יומן והן בכניסה לחברה.

 קליטת מנה

בעת קליטת המנה לקובץ הקבוע, התוכנה בודקת האם נרשמו במנה תנועות לכרטיסים תוצאתיים בתאריכים הקודמים לתאריך העברת שנה. במקרים אלה התוכנה מציגה את החלון הבא:

 78

אם אכן נרשמו פקודות יומן עם תאריכי אסמכתא שקודמים למועד סגירת השנה, יש לקלוט את המנה ולבצע פעם נוספת העברת הכנסות לתאריך 31.12.14.

כניסה לחברה

בעת בחירת חברה מספריית החברות התוכנה בודקת האם נרשמו פקודות יומן לתאריכים הקודמים לתאריך סגירת השנה. ההודעה הבאה תוצג אם קולטים חשבוניות רכש מהשנה הקודמת באמצעות מסך חשבונית רכש (כיוון שהחשבונית תרשם בפקודת יומן 9999 ולכן לא תוצג התראה בעת קליטת פקודת היומן):

79

במקרה זה יש לשוב ולבצע העברת הכנסות לתאריך בו בוצעה העברה האחרונה.

לא ניתן לבצע העברה לתאריך חדש עד לתיקון ההעברה הקודמת. במקרים אלה במסך העברת הכנסות יירשם תאריך ההעברה עבורו נרשמו תנועות התיקון כברירת מחדל.

גיבויים בתוכנת חשבשבת ERP

אחד הסיכונים הגדולים בעבודת מחשב הוא איבוד כל הנתונים עקב קלקול בדיסק הקשיח במחשב. על כן, חובה לערוך גיבויים מדי יום. הגיבוי נעשה דרך התפריט בתוכנת חשבשבת. תוכנת חשבשבת מפעילה את תוכנת הגיבוי של כלי הניהול של SQL. חשבשבת יוצרת קובץ גיבוי בדיסק הקשיח לכל יום שבו מופעל הגיבוי. מומלץ שאיש המחשוב של העסק יבדוק את תאריכי הגיבוי וימחק קבצים ישנים (לאחר שווידא שהם הועתקו לאמצעי גיבוי חיצוניים) על מנת לפנות מקום בדיסק הקשיח.

שלב א: בדיקת נתונים

בשלב ראשון יש להפעיל את תוכנית: בדיקת נתונים לפני גיבוי. תוכנית זו סורקת את קובצי הנתונים ומודיעה על תקלות. אם מנהלים מספר חברות, יש לבצע את הבדיקה לכל חברה בנפרד.

לביצוע הבדיקה בוחרים בתפריט כללי בסעיף בדיקת נתונים.

80

מומלץ לבצע בדיקה לכל הסעיפים הנדרשים, כפי שמציגה ברירת המחדל במסך זה.

 בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בחשבונות: סעיף זה נועד לדוח מע”מ PCN874 וכן למשתמשי מערכת מבזק ומערכת 1000. התוכנית סורקת את כרטיסי החשבון ובודקת שמספר העוסק מורשה שנרשם בכרטיס החשבון תקין על פי הגדרות רשות המיסים.

בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בתנועות: בהמשך לסעיף הקודם התוכנה סורקת גם את תנועות היומן ובודקת האם מספרי העוסק מורשה שנרשמו בתנועות תקינים.

 להמשך בוחרים בכפתור הפעלה.

 בסיום הבדיקה, אם הכל כשורה, מוצגת הודעה: הבדיקה הסתיימה והנתונים נמצאו תקינים. כאשר במקום הודעה זו מוצג חלון רשומות לא תקינות יש ליצור קשר עם סניף השירות.

לקוחות המבצעים התאמות בנק וניתוחי כרטיסים צריכים לסמן את הסעיפים:

  • בדיקת התאמות בנקים
  • בדיקת ניתוחי כרטיסים

שלב ב: גיבוי לבסיס הנתונים

לביצוע הגיבויים בוחרים בתפריט כללי בסעיף גיבוי לבסיס הנתונים.

81

להלן הסבר אודות הסעיפים השונים במסך זה:

  • גיבוי חברות –באמצעות סעיף זה ניתן לבחור האם לגבות רק את החברה הנוכחית או כמה חברות.

    לגיבוי כל החברות בוחרים בסעיף גיבוי מספר חברות ולאחר מכן בוחרים בכפתור סימון כל החברות.

  • גיבוי ספריית חברות – סעיף זה מסומן כברירת מחדל לגיבוי, כיוון שספריית החברות מכילה הגדרות כלליות על החברות. חובה לבצע גיבוי זה. ללא גיבוי ספריית חברות קשה מאוד לשחזר באופן מלא ומהיר את הנתונים במקרה של תקלה.
  • גיבוי פורמטי הדפסה – סעיף זה מיועד לעסקים המפיקים מסמכים ודוחות שעוצבו באמצעות מחולל המסמכים.
  • גיבוי דוחות מחולל – באמצעות סעיף זה מגבים את כל הדוחות שנבנו במחולל ובאשף הדוחות בתוכנה.
  • גיבוי נתוני שבא – סעיף זה מיועד ללקוחות המקבלים תשלומים באמצעות ש.ב.א
  • גיבוי חשבוניות בחתימה דיגיטלית – על פי הוראות ניהול ספרים, יש לשמור העתקים של חשבוניות מקור שנשלחו באמצעות דוא”ל ע”ג המחשב במשך 7 שנים. עסקים המפיקים חשבוניות דיגיטליות נדרשים לסמן סעיף זה.
    בנוסף, מומלץ לגבות את מחיצת InvPdf שתחת המחיצה המשותפת Rep. במחיצה זו נשמרים העתקי המסמכים של החשבוניות הדיגיטליות שהופקו בחשבשבת.

מומלץ לגבות את כל החברות, את ספריית החברות, את פורמטי ההדפסה ואת הדוחות שנבנו במחוללי הדוחות. עסקים העושים שימוש בשירותי ש.ב.א יסמנו סעיף זה גם כן.

בצד שמאל של המסך קובעים את סיומת שמות קבצי הגיבוי והמחיצה שבה ישמרו הגיבויים.

  • סיומת קובץ מאפיינת לגיבוי – סיומת הקובץ היא תאריך היום שבו מתבצע הגיבוי. לדוגמה: 131214_ עבור 13/12/14. מומלץ לא לשנות את סיומת הקובץ, שכן בשיטה זו נשמר קובץ גיבוי חדש לכל יום. וניתן לאתר בקלות את תאריכי הגיבוי והקבצים הרלוונטיים לכל יום. עסקים המעדיפים לשנות את סיומת הקובץ יוכלו לעשות זאת במסך זה תוך התייעצות עם איש המחשבים של העסק.
  • מחיצת יעד לגיבוי על שרת SQL – מחיצת הגיבוי במסד הנתונים MS SQL צריכה להימצא בכונן הפיזי של שרת ה- SQL. ניתן לקבוע מחיצה לגיבוי באמצעות הכפתור המופיע משמאל למחיצת היעד. בסעיף זה מוצגת המחיצה שנקבעה בעת הגיבוי האחרון.

ברירת המחדל של התוכנה היא גיבוי לחברה נוכחית. לכן, מומלץ בסיום קביעת ההגדרות הנ”ל לבחור בכפתור שמירה. בפעם הבאה שמפעילים את תוכנית הגיבוי ניתן יהיה לשלוף את הגדרות הגיבוי באמצעות בחירה בכפתור שליפה. עסקים שמגבים את כל החברות או קבוצת חברות מתבקשים לשוב ולשמור את הגדרת החברות לגיבוי בעת הוספת חברות חדשות.

 לביצוע הגיבוי בוחרים בכפתור הפעלה.

 בסיום פעולת הגיבוי חובה להעתיק את קבצי הגיבוי החדשים מהמחיצה בה נשמרו לאמצעי חיצוני: תקליטור, קלטת גיבוי, דיסק חיצוני או כל דרך אחרת המומלצת ע”י טכנאי המחשבים המשרת את העסק שלכם. יש להקפיד להוציא סט אחד של גיבוי מהעסק למקרה של שריפה, או גניבה, חלילה.

 כל עוד קיים גיבוי תקין ומלא על אמצעי חיצוני זמין, גם בתקלות חמורות של אובדן מוחלט של המחשבים, ניתן לחזור לעבודה שוטפת במהירות ובקלות.

  

אנו מאחלים לכם הצלחה רבה בהפעלת הגיבויים ומקווים שלא תזדקקו להם במהלך השנה

ניתן להגדיר תוכנית הפעלת גיבויים אוטומטית באמצעות סעיף משימות להפעלה מאוחרת בתפריט הגדרות.

 

חשבשבת לא תטפל בנתוני חברה שלא ביצעה גיבויים כנדרש